Data dan Informasi

PENGERTIAN DATA & INFORMASI

Kebanyakan orang mengartikan data dan informasi dengan pengertian yang sama. Namun bagi kajian ilmiah atau kaum profesional, dua pengertian ini mengandung perbedaan mendasar. Data merujuk kepada fakta-fakta baik berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara dan sebagainya. Apabila ia telah disaring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data itu berubah fungsi menjadi informasi. Dengan demikian sesuatu yang dipakai dalam membuat keputusan sebenarnya adalah informasi, bukan data.

Ciri pokok dari suatu data ialah adanya fakta. Daftar nama madrasah di seluruh propinsi, daftar Nomor Induk Pegawai (NIP) yang tercatat di BAKN, daftar harga tiket penerbangan pesawat, adalah contoh data. Tetapi apabila seseorang menghubungi Pusat Sistem Informasi Haji untuk mendapatkan keterangan mengenai kuota haji Indonesia, syarat apa saja yang diperlukan untuk bisa beribadah haji, berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk ibadah haji, dan semacamnya, itu adalah informasi.

PERANAN DATA DAN INFORMASI

Perkembangan yang mencolok selama beberapa dasawarsa menjelang dimulainya abad ke-21 ditandai dengan semakin pentingnya informasi dan pengolahan data di dalam banyak aspek kehidupan manusia. Pada saat yang sama tuntutan publik terhadap peningkatan kinerja pemerintah menjadi semakin tinggi. Pengelolaan data dan informasi yang baik pada akhirnya adalah suatu keharusan bagi pemerintah (Kementerian/Lembaga).

                Dalam konteks inilah peranan data dan informasi bagi Departemen Agama dalam proses penyusunan program dan anggaran menjadi sangat vital artinya. Data dan informasi merupakan komponen penting dalam penyelenggaraan pembangunan. Data dan informasi digunakan mulai dari tahap perencanaan, penganggaran, implementasi sampai dengan evaluasi program atau pengukuran pencapaian kinerja pembangunan.

                Dalam tahap perencanaan, data dan informasi digunakan dalam memberikan gambaran berbagai aspek kegiatan perencanaan, antara lain:

¨       Data dan informasi digunakan untuk menentukan jenis kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan nantinya;

¨       Alternatif/metode apa saja yang dapat digunakan untuk melaksanakan kegiatan tersebut;

¨       Seberapa besar lingkup kegiatan yang direncanakan;

¨       Siapa saja atau apa saja yang menjadi target pelaksanaan kegiatan;

¨       Berapa waktu yang dibutuhkan dan berapa waktu yang dimilki untuk menyelesaikan kegiatan;

¨       Kapan waktu yang tepat untuk memulai kegiatan;

¨       Seberapa besar anggaran yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan;

¨       Siapa nantinya yang bertanggung jawab melaksanakan kegiatan tersebut; dan sebagainya.

Para pengambil keputusan atau perencana membutuhkan data dan informasi dalam rangka menyusun perencanaan terkait upaya pencapaian tujuan organisasi. Minimnya data secara kuantitas ataupun kualitas tidak akan menghasilkan analisa yang mendalam tentang suatu masalah dan tidak akan cukup kuat bila dijadikan bahan pengambilan keputusan atau perencanaan. Pemahaman atas data yang dibutuhkan serta sumber perolehan dari data tersebut, harus diidentifikasikan sebagai sesuatu yang sangat penting.

Sebagai contoh, mengenai isu yang berkembang di masyarakat terkait kesenjangan kualitas pendidikan di madrasah dengan sekolah umum, yaitu bahwa rata-rata nilai  hasil Ujian Akhir Nasional (UAN) siswa madrasah lebih rendah dibanding siswa sekolah umum. Kemudian juga rendahnya tingkat penghasilan orang tua pada madrasah. Secara rata-rata, 62,33 % orang tua siswa madrasah berpenghasilan dibawah 500 ribu per bulan. Hal ini menyebabkan tingginya angka drop-out atau putus sekolah di madrasah. Selain itu juga rendahnya tingkat penerimaan pegawai di instansi pemerintah yang berlatar belakang pendidikan madrasah. Penyebab dari masalah tersebut dimungkinkan karena adanya perbedaan alokasi anggaran pendidikan yang dapat diinterpretasikan negatif menjadi perbedaan perhatian pemerintah. Berdasarkan data tahun 2005/2006 jumlah Sekolah Umum mayoritas berstatus negeri (63,8 %) sedangkan Sekolah Agama dan Keagamaan yang berstatus negeri hanya 3,3 %. Perbedaan proporsi antara Sekolah Umum dan Sekolah Agama yang berstatus swasta secara berurutan adalah 36,2 % berbanding 96,7 %.

Atas dasar hal tersebut maka Pemerintah mengeluarkan UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, yang di dalamnya terkandung makna kesetaraan pendidikan antara madrasah dengan sekolah umum. Baik Sekolah umum atau pun swasta mendapat biaya operasional sekolah (BOS) yang sama besarnya untuk setiap siswa. Guru madrasah swasta yang mayoritas berstatus non PNS mulai mendapat perhatian berupa pemberian tunjangan bagi guru non PNS.

Dari analisis sebagaimana tersebut di atas maka pengelolaan data dan informasi  di lingkungan Departemen Agama menjadi sangat penting. Dalam proses budgeting atau penganggaran peran data dan informasi sangat besar artinya. Penyusunan Anggaran Kementerian / Lembaga harus didukung dengan tersedianya data yang valid, akurat, reliable dan up to date agar besaran anggaran diperoleh sesuai dengan kebutuhan anggaran yang diusulkan.

Demikian juga pada saat implementasi dan evaluasi, data dan informasi dapat menjadi input yaitu sejauh mana program/kegiatan sudah berjalan, apakah program sudah berjalan dalam alur yang diinginkan, bagaimanakah kualitas dan kuantitas output yang dihasilkan agar nantinya dapat digunakan dalam pencapaian sasaran, dan dampak yang dihasilkan dari pelaksanaan program tersebut. Oleh karena itu Departemen Agama menyadari betul arti pentingnya pengolahan dan penyajian data. Peran data sangat dominan baik dalam hal penyusunan program, anggaran dan kegiatan Kementerian/Lembaga. Data sebagai pendamping, sebagai referensi yang tidak terpisahkan dari siklus penyusunan anggaran. Kita tidak bisa lagi menuangkan rencana anggaran dengan prediksi data/angka yang tidak berdasar. Kekeliruan dalam penyajian data akan berakibat fatal dalam hal perolehan anggaran baik yang bersifat mikro maupun makro, baik anggaran sektoral maupun regional.

Selanjutnya dalam hal informasi yang memiliki tingkat kualitas baik adalah informasi yang memiliki syarat-syarat: ketersediaan data, mudah dipahami, relevan, bermanfaat, tepat waktu,  handal, akurat dan konsisten.

Kaydos (1994) mengungkapkan bahwa informasi dalam organisasi berperan dalam hal-hal sebagai berikut:

1.    Strategi  komunikasi

2.    Identifikasi masalah dan kesempatan

3.    Mendiagnosa permasalahan

4.    Mengerti proses

5.    Mengalokasikan sumber daya secara efisien

6.    Memperbaiki perencanaan dan pengawasan

7.    Mengidentifikasikan kapan dan dimana tindakan diperlukan

8.    Mengarahkan dan merubah perilaku

9.    Membuat setiap orang ikut berperan serta.

10. Membuat pelimpahan wewenang lebih mudah dan efektif

11.  Untuk menghargai prestasi

Di atas semua itu, mengingat kemajuan teknologi saat ini, data dan informasi dapat memberikan kontribusi yang sangat penting artinya terhadap proses penyusunan program dan anggaran Departemen Agama pada masa kini. Dengan pengelolaan yang baik serta didukung teknologi terkini, data dan informasi dapat menjadi sumber ilmu pengetahuan. Pengetahuan inilah yang memungkinkan terciptanya program/kegiatan yang komprehensif, terintegrasi, efektif dan efisien. Data dan informasi bukan hanya berguna pada taraf pelaksanaan operasional kegiatan rutin pada level terbawah unit kerja dalam struktur organisasi Departemen Agama, pada taraf yang lebih tinggi data dan informasi juga dapat digunakan dalam upaya terciptanya penyelenggaraan pemerintahan yang transparan dan akuntabel, dan bahkan digunakan sebagai bahan rujukan dalam menentukan kemana sebaiknya organisasi Departemen Agama ini bergerak di masa mendatang. Data dan informasi juga sangat berguna dalam pengembangan organisasi secara berkesinambungan

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Secara umum bila orang membicarakan tentang Sistem Informasi Manajemen yang tergambar adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Pemanfaatan data di sini dapat berarti penunjangan pada tugas-tugas rutin, evaluasi terhadap prestasi atau untuk pengambilan keputusan. Kini kalau orang mendengar istilah Sistem Informasi Manajemen, biasanya mereka juga membayangkan suatu sistem komputer. Sesungguhnya, pengertian tentang Sistem Informasi Manajemen di dalam organisasi telah ada sebelum perkakas komputer diciptakan. Inti dari pengertian Sistem Informasi Manajemen konvensional tentu saja terkandung dalam pekerjaan-pekerjaan sistematis seperti pencatatan agenda, kearsipan, komunikasi diantara pemimpin/manajer organisasi, penyajian informasi untuk pengambilan keputusan dan sebagainya. Namun dengan tersedianya teknologi pengolahan data dengan komputer yang relatif murah, sekarang dan di masa depan penggunaan komputer untuk menunjang Sistem Informasi Manajemen tidak dapat dihindari lagi. 

Belajar dari sejarah Departemen Agama telah mengembangkan Sistem Informasi Manajemen secara terpadu. Selama ini terlihat kesan bahwa pengelolaan arus data dan informasi masih bersifat sektoral. Sebenarnya Departemen Agama telah sejak lama berupaya menerapkan teknologi terkait pengelolaan Sistem Informasi Manajemen. Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji & Umrah membangun Sistem Komputerisasi Haji (Siskohaj) agar pelaksanaan ibadah haji yang melibatkan jutaaan umat jamaah haji agar dapat tertangani dengan lebih efektif dan efisien. Direktorat Jenderal Pendidikan Islam mendirikan Education Management Information System (EMIS). Sekretariat Jenderal melalui Biro Kepegawaian membangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPeg) dan di lingkungan Biro Perencanaan mencoba membangun Sistem Data Perencanaan (SINDACAN). Kendalanya penggunaan sistem-sitem tersebut masih bersifat sektoral dan belum terintegrasi satu sama lainnya.

Kebutuhan untuk membenahi pengembangan sistem informasi di dalam setiap satuan kerja maupun jalinan sistem infromasi antar satuan kerja dalam struktur organisasi Departemen Agama terasa mendesak. Pada saat ini Pusat Informasi Keagamaan dan Kehumasan - Sekretariat Jenderal Departemen Agama menjadi motor di dalam kerangka pembangunan sistem informasi yang terpadu di Departemen Agama.

Terkait dengan kegiatan perencanaan, atau lebih spesifik kegiatan penyusunan program/kegiatan dan anggaran Departemen Agama yang komprehensif, terintegrasi, efektif dan efisien, adanya suatu sistem yang terintegrasi di lingkungan Departemen Agama amat sangat dibutuhkan. Sebagaimana telah sama-sama diketahui bahwa Departemen Agama menjalankan 5 fungsi kebijakan pemerintah, yaitu Fungsi Pelayanan Umum, Fungsi Pariwisata dan Budaya, Fungsi Agama, Fungsi Pendidikan dan Fungsi Perlindungan Sosial. Maka sudah selayaknya sistem informasi yang dibangun oleh Departemen Agama harus mampu mengakomodir seluruh data dan informasi penting terkait kelima fungsi tersebut dalam rangka pembangunan bidang agama republik ini.

Untuk mewujudkan tercapainya tujuan dari pelaksanaan masing-masing fungsi tersebut dibutuhkan sumber daya informasi. Sehingga dalam pelaksanaannya perlu disadari pemilahan data dan informasi berdasarkan kegunaannya terhadap masing-masing fungsi. Selain itu juga perlu di perhatikan tingkatan manajemen pengguna data dan informasi tersebut.

Sifat Umum Informasi:

1.     Makin ke atas informasi/data makin tidak terstruktur: orientasi ke masa depan; eksistensi organisasi; Informasi makin terpadu; manajemen puncak; pimpinan atas; data eksternal mendominasi

2.      Manajemen menengah: orientasi pemenuhan sumber daya secara efektif dan efisien; kombinasi antara data eksternal & internal; aplikasi kombinasi atas dan bawah/teknis didukung Sistem Informasi Manajemen.

3.      Operasional/teknis: Orientasi data/informasi terstruktur, terduga dan teknis. Masa sekarang dan data historis.

4.     Basis data sifatnya sangat terstruktur dan membina data internal dan profesional teknis komputer dan sistem informasi mengelola database.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa sistem manajemen atau tatalaksana pemerintahan berdasarkan Tatanan Pengambilan Keputusan Berkewenangan mensyaratkan bahwa pengambilan keputusan dilakukan dengan otorisasi berjenjang. Ini digariskan dengan pertimbangan bahwa keputusan-keputusan yang menyangkut kepentingan publik sangatlah vital dan dapat mengandung konsekuensi-konsekuensi strategis bagi kelangsungan hidup bangsa dan negara.

Di dalam pelaksanaan tugas departemen-departemen pemerintah saling berinteraksi melalui dua macam hubungan kerja, yaitu hubungan hierarkis (vertikal) dan hubungan fungsional (horisontal). Hubungan hierarkis adalah hubungan kerja timbal-balik antara atasan dengan bawahannya dari pejabat tertinggi secara berjenjang sampai ke tingkat pejabat terendah. Sedangkan hubungan fungsional adalah hubungan kerjasama antara dua atau lebih satuan organisasi/pejabat yang mempunyai kedudukan pada eselon yang setingkat. Sejalan dengan semakin modernnya sistem birokrasi pemerintahan, tampaknya hubungan fungsional atau bahkan hubungan diagonal akan lebih banyak diperlukan untuk menunjang pembuatan keputusan yang efisien.

Berikut ini digambarkan lingkar koordinasi internal dan eksternal dalam perencanaan, penyusunan program dan anggaran dan peranan data dalam proses perencanaan serta alur data Departemen Agama.

(ERNI SETIYANI/12111619/12.3A.14)