Istilah sistem merupakan istilah dari bahasa yunani �system� yang artinya adalah himpunan bagian atau unsur
yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama.
Pengertian Sistem adalah suatu kesatuan prosedur atau
komponen yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya bekerja bersama sama
sesuai dengan aturan yang diterapkan sehingga membentuk suatu tujuan yang sama.
dimana dalam sebuah sistem bila terjadi satu bagian saja yang tidak bekerja
atau rusak maka suatu tujuan bisa terjadi kesalahan hasilnya atau outputnya.
1. L. James Havery
Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk
merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya
dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu
tujuan yang telah ditentukan.
2. John Mc Manama
Menurutnya sistem adalah sebuah struktur konseptual yang
tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu
kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan
efesien.
3. C.W. Churchman.
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang
dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan.
4. J.C. Hinggins
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang
saling berhubungan.
5. Edgar F Huse dan James L. Bowdict
Menurutnya sistem adalah suatu seri atau rangkaian
bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga
interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.
Sistem
Manajemen Kualitas (QMS) : Definisi dan Tahapan Penerapan Manajemen KualitasM
Ketatnya persaingan di jaman globalisasi menyebabkan suatu
perusahaan saling berlomba untuk mendapatkan konsumen sebanyak mungkin dengan
berbagai macam sumber daya yang dimiliki, pada sisi lain tidak dapat dipungkiri
bahwa konsumen semakin selektif dalam memilih sebuah produk barang/jasa yang
diminati. Tidak hanya cukup dengan memberikan kualitas pelayanan terbaik dalam
mencapai apa yang disebut dengan customer satisfaction akan tetapi kualitas
barang/jasa yang ditawarkan juga harus mampu memberikan jaminan mutu, sehingga
mau tidak mau agar mampu memenuhi tuntukan konsumen tersebut penerapan Sistem
Manajemen Kualitas rupa-rupanya tidak dapat dihindari lagi.
Sebelum sampai pada Sistem Manajemen Kualitas, apakah
definisi kualitas itu? Menurut beberapa ahli, definisi kualitas adalah:
1. Philip B. Crosby
Kualitas adalah kesesuaian terhadap persyaratan (conformance
to requirement of spesification), seperti jam yang tahan air atau sepatu yang
tahan lama. Pendekatan Crosby adalah proses top-down.
2. W. Edwards Deming
Kualitas adalah pemecahan masalah untuk mencapai
penyempurnaan terus-menerus. Pendekatan Deming adalah bottom-up.
3. Joseph M. Juran
Kualitas adalah kesesuaian dengan penggunaan (fitness for
use), seperti sepatu yang dirancang untuk olahraga. Pendekatan Juran adalah
orientasi pada pemenuhan harapan pelanggan.
4. Westinghouse
Kualitas adalah performa kerja yang dapat memenuhi keinginan
customer secara cepat dan tepat.
Kualitas menurut ISO 9000:2000 adalah derajat atau tingkat
karakteristik yang melekat pada produk yang mencukupi persyaratan atau
keinginan.
Secara konvensional Kualitas biasanya menggambarkan
karakteristik langsung suatu produk, seperti: penampilan, keandalan, kemudahan
penggunaan, estetika, dan sebagainya. Definisi strategik menyatakan bahwa
kualitas adalah segala sesuatu yang mampu memenuhi keinginan atau kebutuhan
pelanggan.
Pengertian Sistem Manajemen Kualitas
Menurut Gaspersz (2001), Sistem manajemen kualitas (QMS)
merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk
manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan
produk (barang dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu.
Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan
dan organisasi.
Sistem manajemen kualitas mendefinisikan bagaimana
organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen kualitas secara konsisten untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Terdapat beberapa karakteristik umum
dari sistem manajemen kualitas, antara lain sebagai berikut (Gaspersz, 2001,
pp.10-11):
Sistem manajemen kualitas mencakup suatu lingkup yang luas
dari aktivitas-aktivitas dalam organisasi modern. Kualitas dapat didefinisikan
melalui lima pendekatan utama, antara lain sebagai berikut: transcendent
quality yaitu suatu kondisi ideal menuju keunggulan; product based quality
yaitu suatu atribut produk yang memenuhi kualitas; user based quality yaitu
kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan produk; manufacturing based quality
yaitu kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar; value based quality
yaitu derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif.
Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari
proses kerja. Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap
standar-standar kerja.
Sistem manajemen kualitas berlandaskan pada pencegahan
kesalahan sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang
bersifat reaktif. Patut diakui pula bahwa banyak sistem manajemen kualitas
tidak akan efektif sepenuhnya pada pencegahan semata, sehingga sistem manajemen
kualitas juga harus berlandaskan pada tindakan korektif terhadap
masalah-masalah yang ditemukan. Dalam kaitan dengan hal ini, sistem manajemen
kualitas merupakan suatu closed loop system yang mencakup deteksi, umpan balik,
dan korelasi. Proporsi terbesar harus diarahkan pada pencegahan kesalahan sejak
tahap awal.
Sistem manajemen kualitas mencakup elemen-elemen: tujuan
(objectives), pelanggan (customer), hasil-hasil (outputs), proses-proses
(processes), masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers), dan pengukuran
untuk umpan balik dan umpan maju (measurement for feedback and feedforward).
Tahapan Penerapan Sistem manajemen Kualitas
Terdapat beberapa tahapan dalam menerapkan suatu sistem
manajemen kualitas, antara lain sebagai berikut (Gaspersz, 2001, pp. 11-17):
1. Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem
manajemen mutu yang akan diterapkan.
2. Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior
dari organisasi
3. Menetapkan suatu kelompok kerja atau komite pengaruh yang
terdiri dari manajer-manajer senior.
4. Menugaskan wakil manajemen (management representative).
5. Menetapkan tujuan-tujuan kualitas dan implementasi sistem
6. Meninjau ulang sistem manajemen kualitas yang sekarang.
7. Mendefinisikan struktur organisasi dan tanggung jawab.
8. menciptakan kesadaran kualitas (quality awareness) pada
semua tingkat dalam organisasi.
9. Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen
kualitas dalam manual kualitas (buku panduan).
10. Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas
dikendalikan oleh prosedur-prosedur.
11. Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur
operasional atau prosedur terperinci.
12. Memperkenalkan dokumentasi.
13. Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam
sistem.
14. Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen
kualitas.
Labels: Manajemen Operasional
Untuk hal-hal tersebut auditor harus :-Memahami
masalah-masalah pokok dalam organisasi-Memfokuskan pada proses-proses
kritis-Mengaudit peningkatan bisnisProses kritis yang dianggap vital dalam
menuju sasaran mutu ini harusdiidentifikasi terlebih dahulu.Hal tersebut bisa
digambarkan dengan:-Memetakan proses-Mengembangkan flowchart-Checklist yang
didasari pada persyaratan iso 9000:2000-Mengembangkan checklist yang didasari
pada dokumen atau prosedur
Evaluasi Kerja Audit
Evaluasi dilakukan secara periodik terhadap:Kinerja Auditor
1.melakukan pengkajian terhadap dokumen kerja dan laporan audit.Dokumen kerja
dan laporan audit dapat digunakan untuk menilaikemampuan auditor dalam memelihara
sikap yang objektif,menentukan ketidaksesuaian mengenai kinerjanya dan
perbaikanyang diperlukan.2.masalah dengan auditee beberapa auditor mungkin
mempunyai masalah dengan auditee.Apabila hal ini terjadi, auditor memerlukan
pelatihan ataupunkonseling.
Evaluasi Program Audit1.Pengembalian Modal.Hasil yang nyata
dapat diukur dengan adanya penurunan biayakarena adanya tindakan perbaikan
terhadap temuan audit2.Kecenderungan Operasional.Dari hasil audit dapat
dihitung persentase ketidaksesuaian terhadapelemen sistem prosedur, jika ada
kecenderungan menaik, makadiperlukan perbaikan sistem operasi.Evaluasi Prosedur
AuditDilakukan dengan memeriksa dokumentasi dan melihat kesesuaiannya pada
pelaksanaan dilapangan.
Proses Sertifikasi
Sertifikasi merupakan bentuk pengakuan dari pihak yang
independenterhadap suatu perusahaan yang sudah menerapkan sistem manajemenmutu
yang dipersyaratkan.Pihak yang memberikan sertifikasi ini adalah badan
sertifikasi yang telah mendapatkan akreditasi bahwaia layak memberikan sertifikat.
Oleh karena banyaknya badan sertifikasi terhadapsistemnya, perusahaan perlu
mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut.1.Pengalaman badan sertifikasi yang
bersangkutan. Hal ini penting untuk mengetahui sejauh mana kemampuan dan
pengetahuan badan sertifikasitersebut, apakah ia pernah mengaudit perushaan
sejenis? Selain itu , perlu juga mempelajari asesornya2.Pangsa pasar. Pilihan
badan sertifikasi yang mempunyai kredibilitas dan pengakuan yang luas, baik
nasional maupun internasional3.Bentuk prosedur dan proses yang dianut lembaga
sertifikasi yang bersangkutan4.Biaya. Setiap badan sertifikasi memiliki biaya
yang beragam. Olehkarena itu, perlu dilakukan perbandingan biaya dengan badan
sertifikasilainnya.
Sesudah menentukan badan sertifikasi, perusahaan dapat
mengajukan permohonan resmi dari suatu perusahaan untuk memperoleh
sertifikasi.Permohonan ini dilampiri dengan dokumentasi sisitem manajemen
mutuyang ada dan biasanya badan sertifikasi akan menilai dokumentasi tersebut >>MICHAEL/12118703/12.2E.14
Tidak ada komentar:
Posting Komentar