Elemen-elemen Fungsi Manajemen

Elemen fungsi manajemen merupakan elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.
 Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu
1.merancang
2. mengorganisir
3. memerintah
4.mengordinasi
 5. mengendalikan
 Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu

1.Perencanaan
Merupakan pemikiran apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki.Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

Sedangkan menurut G. R. Terry planning sebagai berikut : "Planning is the slecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activities believed necessary to achieve desired result (Perencanaan adalah pemilihan dan penghubungan fakta-fakta serta pembuatan dan penggunaan perkiraan-perkiraan/asumsi-asumsi untuk masa yang akan dating dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk menccapai hasil yang diinginkan).

Planning yang efektif didasarkan pada fakta dan informasi, bukan atas dasar emosi atau keinginan. Fakta-fakta yang relevan dengan situasi yang sedang dihadapi berhubungan erat dengan pengalaman dan pengetahuan seorang manajer. Dibutuhkan cara berfikir yang berefleksi; juga dapat dibantu oleh imaginasi dan forecast. Selanjutnya Harold Koontz dan Cyril O'Donnell dalam buku principles of management mengemukakan prinsip-prinsip planning sebagai berikut :

1. Prinsip membantu tercapainya tujuan (principle of contribution to objective).

    Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditunjukkan kepada pencapaian tujuan.

2. Prinsip pengutamaan perencanaan (principle of primacy of planning). Perencanaan merupakan keperluan utama daripada manajer, fungsi lainnya adalah organizing, staffing, directing, dan control. Seorang manajer tidak akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya tanpa mengetahui tujuan dan pedoman dalam melaksanakan kebijaksanaan.

3. Prinsip pemerataan perencanaan (principle of pervasiveness of planning). Walaupun fungsi manajemen itu sama pentingnya baik dalam ketentuan maupun pelaksanaannya, tetapi harus diingat bahwa prinsip pemerataan perencanaan memegang peranan penting, mengingat manajer dalam tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggungjawab atas berhasilnya rencana tersebut. Tidak pernah ada seorang manajer yang tidak mengerjakan perencanaan.

Jenis-jenis perencanaan :

a. Perencanaan Physik (physical planning). Perencanaan tersebut meliputi perencanaan yang sifatnya physic, seperti perencanaan kota, perencanaan daerah, perencanaan bangunan, jalan dan sebagainya.

b. Perencanaan Fungsional (Functional Planning). Perencanaan ini berhubungan dengan perecanaan yang sifatnya fungsionil, seperti perencanaan produksi, perencanaan keuangan, perencanaan pegawai, perencanaan penjualanperencanaan advertensi.

c. Perencanaan Comprehensive (Comprehensive Planning). Perencanaan ini merupakan gabungan antara perencanaan physic dan perencanaan fungsionil. Sebagai contoh seorang usahawan yang akan mendirikan pabrik tekstil maka ia akan merencanakan gedung ppabrik, mesin-mesin, produksi yang akan dihasilkan, tenaga kerja, keuangan, penjualan dan sebagainya.

d. Perencanaan kombinasi umum (general Combination Planning). Perencanaan ini meliputi perencanaan physic, fungsional, dan perencanaan komprehensive yang sekaligus digabungkan. Perencanaan ini biasanya sangat besar, seperti proyek jatiluhur, dan biasanya dilakukan oleh pemerintah. Swasta tidak tertarik terhadap jenis perencanaan ini, disebabkan oleh dua faktor : (1). Jumlah modal yang harus diikutsertakan/diinvestasikan sangat besar. (2). Waktu yang dierlukan cukup lama, sedangkan perusahaan biasanya memperhitungkan waktu pengembalian modal yang relative singkat dan memberikan keuntungan.

Keuntungan-keuntungan dan kerugian dari Planning

 Pertanyaan-pertanyaan pokok terhadap Planning dapat disingkat dengan 5 W + 1 H (What, When, Why, Who, Where + How). Adapun keuntungan-keuntungan dari perencanaan menurut G. R. Terry diantaranya:

1. Pertama-tama perencanaan menyebabkan bahwa kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur   dan bertujuan (Planning makes for the utilization of purposeful and orderly activities

2. Perencanaan meminimalisir tindakan-tindakan yang tidak produktif (Unproductive promotes the use of a measure of performance)

3. Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukur hasil kerja (Planning promotes the use of a measure of performance).

Sedangkan kekurangan-kekurangan atas pembatasan-pembatasannya yaitu :

1.  Informasi atau fakta-fakta yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang, belum tentu tepat, sehingga manajer tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan dating.

2.  Biaya yang diperlukan untuk menyusun suatu planning yang lengkap sangat besar, bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai.

3.  Secara psikologis orang-orang itu lebih suka memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang, mengingat planning berhubungan dengan masa yang akan datang.                                         
2.pengorganisasian atau organizing.
Pengorganisasian dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

Sedangkan Paul Bertholeneus dalam buku An Outline of Public Administration, menyebutkan : "Organizaton is an arrangement, presumably logical of interdependent parts to form a unified whole, through which power and control can be exercised to the end of achieving a given purpose". Organisasi ialah susunan yang agak logis dari bagian-bagian yang saling berhubungan untuk mewujudkan sesuatu keseluruhan yang bulat, sehingga kekuasaan dan pengawasan dapat dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Prinsip-prinsip organisasi menurut Harold Koontz diantaranya:

1. Principle of Unity of Objective (prinsip kesatuan tujuan). Dalam organisasi harus      ada kesatuan tujuan, organisasi itu akan kacau apabila tidak ada kesatuan tujuan. Kesatuan tujuan itu harus merata dari atas sampai ke bawah.

2. Prinsiple of efficiency (prinsip hasil guna). Suatu organisasi dalam mencapai tujuannya harus dapat mempergunakan biaya yang sekecil-kecilnya dengan pengorbanan yang sedikit-dikitnya.

3. Span of management Prinsiple (Prinsip rentangan manajemen). Seseorang terbatas didalam mengurus orang lain, atau memimpin bawahannya. Batas-batas tersebut tidak tetap bagi setiap orang tegantung kepada kekomplekan hubungan antara atasan dan bawahan dan kepada kemampuan manajer.

Prinsip-prinsip Organisasi menurut G. R. Terry diantaranya :

1. The Objective (Tujuan)

2. Authority and Responsbility  (Wewenang dan Tanggungjawab)

3. Delegation and Authority (plimpahan wewenang)

4. Assign the personnel (penempatan tenaga kerja)

Sentralisasi dan Desentralisasi

Sebagai akibat adanya pembagian kerja dan pelimpahan wewenang untuk melaksanakan pekerjaan, maka dalam organisasi itu timbul sentralisasi dan desentralisasi wewenang atau kekuasaan. Sentralisasi penuh daripada wewenang dalam organisasi tidak mungkin dilakukan, karena adanya division of work dan delegation of authority. Desentralisasi yang mutlak penuh, juga tidak mungkin dilakukan, karena adanya division of work tidak mungkin melimpahkan wewenang seluruhnya kepada pembantunya. Apabila terjadi pelimpahan wewenang seluruhnya terhadap pembantunya, itu berarti penyerahan wewenang, sehingga wewenang itu berpindah kepada orang lain dan tidak bisa ditarik kembali, sentralisasi penuh juga tidak ada, mengingat organisasi itu sendiri tidak akan ada, karena wewenang dipegang sendiri dan pelaksanaan kerja dilakukan sendiri.

Jika demikian, maka organisasi yang dimaksud dengan sentralisasi ialah sejauh mana pembagian kerja dan pelimpahan wewenang dilakukan untuk melakukan pekerjaan demi tercapainya tujuan yang telah ditentukan dengan tanggungjawab kepada menejer yang menjadi pusat kegiatan.
3.Pengarahan atau directing
merupakan tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).
4.Pengevaluasian atau evaluating
 merupakan proses pengawasan dan pengendalian performa perusahaan untuk memastikan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam operasional perusahaan, kemudian memecahkannya sebelum masalah itu menjadi semakin besar.

Webster's New collegiate Dictionary memberikan penjelasan tentang control sebagai berikut :

1. to check or regulate as payment; to keep within limits as speed (mengecek atau mengetur seperti pembayaran, menyesuaikan dengan batas-batas seperti kecepatan)

2. To test as verify by counter or parallel evidence or experiment (menguji atau memeriksa dengan bukti atau pengalaman yang sama atau sebaliknya)

Pengawasan ialah pemeriksaan apakah sesuatu yang terjadi sesuai dengan rencana, instruksi yang dikeluarkan dan prinsip-prinsip yang telah ditentukan.

Maksud dan Tujuan Pengawasan

a. Untuk mengetahui jalannya pekerjaan apakah lancer atau tidak.

b.Untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mengusahakan pencegahan agar supaya tidak terulang kembali kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan-kesalahan yang baru.

c.Untuk mengetahui apakah pelaksanaan biaya sesuai dengan program (fase/tingkat pelaksanaan) seperti yang telah ditentukan dalam planning atau tidak.

d. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan kerja sesuai dengan prosedur dan kebijaksanaan yang telah ditentukan.

Prinsip-prinsip pengawasan

Cyril O'Donnell dalam buku Principles of Management menetapkan prinsip-prinsip pengawasan agar supaya pengawasan tersebut berjalan efektif diantaranya sebagai berikut :

(1).Prinsip Tercapainya Tujuan (Prinsiple of assurance of Objective). Control harus ditujukan terhadap tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan koreksi untuk menghindarkan penyimpangan/deviasi dari pada rencana.

(2). Prinsip Effisiensi Pengawasan (Prinsiple of Efficiency of Control). Control adalah efficient bilamana dapat menghindarkan penyimpangan-penyimpangan daripada planning, sehingga tidak timbul hal-hal lain diluar dugaan.

(3). Prinsip Tanggungjawab Pengawasan (Prinsiple of Control of Responsibility). Control hanya dapat dilaksanakan apabila manajer bertanggungjawab penuh terhadap pelaksanaan perencanaan. >>SITI MASRUROH/12.2A.14/12112922