Ais Zakiyudin

PERANAN INFORMASI DALAM PEMECAHAN MASALAH Setiap perusahaan maupun instansi pemerintahan tidak akan pernah luput dari masalah. Terutama masalah yang berhubungan dengan pengelolaan manajemen. Jika ditinjau dari kehidupan sehari-hari terjadinya masalah bisa disebabkan dari pihak internal maupun pihak eksternal. Banyak pihak yang menganggap bahwa masalah yang datangnya dari pihak eksternal lebih berbahaya sehingga di prioritaskan untuk segera diselesaikan, sedangkan masalah yang datangnya dari dalam (internal) tidak terlalu berbahaya. Inilah suatu pandangan yang salah dan bisa menyebabkan kehancuran dari sebuah perusahaan / instansi /organisasi. Karena masalah yang harus kita waspadai dan harus segera kita selesaikan adalah masalah yang datangnya dari internal. Kita lihat saja partai politik sekarang banyak yang pecah karena disebabkan masalah di dalam internalnya, perusahaan banyak yang bangkrut karena masalah yang datangnya dari dalam (internal). Banyak yang mengatakan pemecahan masalah adalah aktivitas terpenting yang dilakukan seorang manajer merupakan suatu gambaran yang terlalu disederhanakan. Pekerjaan dalam menyelesaikan / memecahkan masalah jauh lebih rumit daripada hanya sekedar pemecahan masalah saja. Aktivitas-aktivitas lain, seperti komunikasi, juga sama pentingnya. Akan tetapi, aman jika dikatakan bahwa pemecahan masalah merupakan salah satu aktivitas utama yang sering kali menentukan berhasil atau tidaknya karier manajemen. Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan Hasil dari aktivitas pemecahan masalah adalah solusi. Memikirkan masalah sebagai sesuatu hal yang selalu buruk adalah suatu hal yang mudah untuk dilakukan, karena kita jarang mengartikan frase mengambil keuntungan dari sebuah situasi sama halnya dengan kita mengartikan frase memperbaiki sebuah situasi yang buruk. Kita akan memperhitungkan peraihan kesempatan ke dalam pemecahan masalah dengan mendefinisikan masalah (problem) sebagai suatu kondisi atau peristiwa yang merugikan atau memiliki potensi untuk merugikan bagi sebuah perusahaan atau yang menguntungkan atau memiliki potensi untuk menghasilkan keuntungan. Selama proses pemecahan masalah, manajer akan terlibat dalam pengambilan keputusan, yaitu tindakan memilih berbagai alternatif tindakan. Keputusan adalah tindakan tertentu yang dipilih. Biasanya, pemecahan satu masalah akan membutuhkan beberapa keputusan. Tahapan-tahapan Pemecahan Masalah Menurut Herbert A. Simon, pemecah masalah akan terlibat dalam empat hal: a. Aktivitas Intelijen. Mencari kondisi-kondisi yang membutuhkan solusi di dalam lingkungan. b. Aktivitas perancangan. Menemukan, mengembangkan, dan menganalisis kemungkinan-kemungkinan tindakan. c. Aktivitas pemilihan. Memilih satu tindakan tertentu dari berbagai tindakan yang tersedia. d. Akitivitas peninjauan. Menilai pilihan-pilihan masa lalu. Untuk melakukan masing-masing aktivitas, pemecah masalah harus memiliki informasi. Sistem informasi, yang dikembangkan oleh pengguna (user) maupun spesialis informasi, akan memberikan informasi ini.   Perkembangan Konsep Manajemen Secara garis besar konsep manajemen dapat dikelompokkan menjadi 4 kelompok, yaitu: 1. Networking - Klasik 2. Behavioristik 3. Systems 4. Networking I. CLASSICAL MANAGEMENT Konsep ini mempelajari manajemen secara ilmiah berdasarkan prinsip spesialisasi, sentralisasi, formalitas dan sistem hirarki yang kuat berkaitan dengan wewenang, pengawasan, untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Ada beberapa konsep klasik: A. Scientific Management Approach Berusaha untuk menentukan secara ilmiah metode terbaik untuk melaksanakan tugas, untuk menyeleksi, melatih, memotivasi pekerja dengan tujuan meningkatkan produktivitas melalui peningkatan efisiensi pekerja. Ada beberapa tokohnya, yaitu: 1. Federick W. Taylor (1856 - 1915) Prinsip dasarnya: - Menentukan metode terbaik untuk melaksanakan tiap tugas dengan dasar ilmiah - Seleksi secara ilmiah sehingga setiap pekerja akan diberikan tanggung jawab untuk tugas yang lebih cocok - Pendidikan dan pengembangan karyawan secara ilmiah - Kerjasama antara pihak manajemen dan karyawan. - Menggunakan sistem upah yang berbeda berdasar produktivitasnya. 2. Hendry L.Gantt (1816 - 1919) Merupakan penemu Scheduling and Rewarding Employees. Supervisor dan pekerja akan mendapat penghargaan bila menyelesaikan tugasnya sesuai jadwal. 3. Frank (1868 - 1924) dan Lillian M.Gilberth (1878-1972) Mereka adalah penemu Motion Times Studies Lillian juga menganjurkan 3 posisi pekerja, yaitu: 1. Mempersiapkan Promosi 2. Pekerja melaksanakan tugas 3. Melatih pengganti 4. Mary Parker FOllet (1868-1933) Merupakan pioner dalam pemecahan konflik di tempat kerja. Ia menganjurkan pendekatan secara kemitraan dengan collaborative approach. Kontribusi Scientific Management Approach - Mendorong pendekatan rasional untuk memecahkan masalah organisasi - Meletakkan landasan untuk profesionalisme dan manajemen - Teknik efisiensi digunakan di banyak organisasi - Job design, sleksi yang ilmiah, pengembangan karyawan secara ilmiah Kelemahannya - Lemah dalam pendekatan human beingnya - Tidak melihat kebutuhan manusia secara individual (kepuasan kerja) dan kelompok. - Penekanan pada produktivitas yang dapat mengeksploitasi pekerja B. Administrative Management Approach Beberapa tokoh penganut aliran ini adalah 1. Henry Fayon (1841-1925) Henry Fayon memberikan perhatian pada manajemen organisasi secara keseluruhan dan mendefinisikan fungsi manajemen yaitu planning, organizing, commanding, coordinating, controlling. Ia mengemukakan 14 prinsip manajemen, yaitu: pembagian kerja, wewenang, disiplin, kesatuan komando, kesatuan arah - unity of deriction, subordination of the individual, renumerisasi, sentralisasi, hirarkhi, order, keadilan, stabilitas personil, inisiatif, esprit de corps. 2. Max Weber (1864-1920) Mengembangkan bereaucratic management yang menekankan perlunya hirarki yang ditentukan secara tegas, diatur dengan ketentuan dan nilai wewenang yang jelas. Kontribusi Administrative Management Approach adalah digunakannya beberapa prinsip manajemen. Kelemahannya teori ini lebih sesuai untuk organisasi yang stabil, kondisi lingkungan dapat diramalkan. II. BEHAVIORISTIK Pendekatan ini menekankan bahwa manajemen yang efektif bila ada pemahaman tentang pekerja - lebih berorientasi pada manusia sebagai pelaku. Beberapa konsep behavioristik, antara lain: A. Human Relations Berusaha menemukan secara sistematis faktor sosial dan psikologi yang dapat menciptakan hubungan manusia yang efektif. 1. Elton Mayo (1880-1949) - Hawthorne Experiment Hasil studi Hawthorne (pembangkit listrik) yang dilakukan oleh Elton Mayo, dkk: - Produktivitas berkaitan dengan variabel sosial dan psikologi - Pekerja akan bekerja lebih keras bila manajemen memperhatikan kesejahteraan mereka dan supervisornya memberikan perhatian pada mereka. - Kelompok kerja informal mempunyai pengaruh positif pada produktivitas. - Mayo mengajukan konsep social man yang dimotivasi oleh kebutuhan sosial daripada konsep rational man yang dimotivasi oleh kebutuhan ekonomis. Kontribusi dan pendekatan Human Relations: - Penyempurnaan pendekatan klasik yang menganggap bahwa produktivitas semata persoalan mekanis. - Menunjukkan pentingnya manager style dan memberikan perhatian pada teaching people management skills daripada teaching technical skills. - Mendorong perhatian pada group dynamic. Kelemahan nya: - Beberapa penelitian menunjukkan bahwa perbaikan kondisi kerja dan kepuasan karyawan hanya salah satu dari beberapa faktor yang berpengaruh pada produktivitas. - Konsep social man tidak dapat menggambarkan tuntas individu di tempat kerja. B. Behavioral Science Approach Pendekatan ini yakin bahwa self actualizing man adalah konsep yang lebih akurat untuk menerangkan motivasi manusia dan mencoba mengintegrasikannya dengan organisasi. Beberapa tokohnya, antara lain: 1. Maslow Individu mempunyai 5 kebutuhan dasar yaitu physical needs, security needs, social needs, esteem needs, self actualization needs. Kebutuhan tersebut akan menimbulkan suatu keinginan untuk memenuhinya. Organisasi perlu mengenali kebutuhan tersebut dan berusaha memenuhinya agar timbul kepuasan. 2. Model complex man Model ini menjelaskan bahwa setiap orang mempunyai perbedaan dengan orang lain dan tidak ada 2 orang yang sama. 3. Douglas Mc Gregor (1906-1964) Teori X dan teori Y Teori X melihat karyawan dari segi pessimistik, manajer hanya mengubah kondisi kerja dan mengektifkan penggunaan rewards & punishment untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Teori Y melihat karyawan dari segi optimistik, manajer perlu melakukan pendekatan humanistik kepada karyawan, menantang karyawan untuk berprestasi, mendorong pertumbuhan pribadi, mendorong kinerja. Kontribusi Behavioral Science Approach yaitu menambah pengertian tentang motivasi perorangan, hubungan interpersonal, orientasi kepada perilaku manusia. Kelemahannya teori y sangat complicated dan abstract bagi manajer di lapangan, adanya keterbatasan pengetahuan bagi manajer di lapangan tentang teori perilaku. III. SYSTEM MODEL a. Teori Contingency Mulai berkembang th 1962, teori ini menyatakan bahwa tidak ada satu sistem manajemen yang optimum, sistem tergantung pada tingkat perubahan lingkungannya. Sistem ini disebut sistem organik (sebagai lawan sistem mekanistik), pada sistem ini mempunyai beberapa ciri: - Substansinya adalah manusia bukan tugas. - Kurang menekankan hirarki - Struktur saling berhubungan, fleksibel, dalam bentuk kelompok - Kebersamaan dalam nilai, kepercayaan dan norma - Pengendalian diri sendiri, penyesuaian bersama b. Model Open Systems (berkembang sejak 1870 an) Asumsi yang dikembangkan adalah - Saling ketergantungan - Keterbukaan - memberi reaksi atas penaruh lingkungan - Totalitas gugus - Rasional - Obyektivitas - Pentingnya kerjasama dan group yang kompak Model ini juga mengandung 3 aspek pokok, yaitu: - Organisasi adalah suatu sistem yaitu suatu rangkaian bagian yang saling berhubungan. Sistem tersebut ditentukan oleh cara bagaimana bagian-bagian tersebut saling berhubungan. - Sistem terbuka artinya beroperasi dalam suatu lingkungan yang dinamis. Sifat dari lingkungan menentukan sifat dari sistem dan kelangsungan hidupnya. - Tugas manajerial adalah mendiagnosa sifat lingkungan dan memilih bentuk organisasi yang sesuai. 4. NETWORK Muncul sejak akhir th 1980 an. Asumsi dasarnya: - DIscontinuity secara sosil, ekonomis, teknologi - Loosely coupled organizations: organisasi terbagi dalam unit yang kecil dan longgar. Loose coupling: situasi dimana unsur organisasi responsif satu sama lain, tetapi tetap dipertahankan terpisah dan mempunyai identitas sendiri. - Synergies dan alliances: unit membentuk networks dan alliances di dalam dan di luar organisasi untuk mencapai synergies yang lebih tinggi. - COllaborative: ditandai dengan kultur yang memberi nilai tinggi untuk individu yang mandiri, proactive, empowered, collaborative. - The management of meaning, mission and vision: shared values, goals, and beliefs mencerminkan visi bersama dari organisasi dan misi yang diterima bersama. - Transformational leadership: memerlukan pola kepemimpinan yang dapat mengadakan transformasi dan pola perubahan. Dari 6 asumsi atau blueprints diatas dibentuk suatu model integratif organisasi yang disesuaikan dengan kondisi yang dihadapi organisasi tersebut. NAMA : MICHAEL FERDINAND K NIM : 12116677 KELAS :12.2F.14