(Sobur Sabana/18112433/12.2F.14)
MANAJEMEN
PENGETAHUAN (KNOWLEDGE MANAGEMENT)
DAN
PROSES PENCIPTAAN PENGETAHUAN
PENDAHULUAN
Setelah era efisiensi pada tahun 1950an
dan 1960an, era kualitas pada tahun 1970an dan 1980an,serta fleksibilitas dalam
tahun 1980an dan 1990an, maka kini hidup dalam era inovasi (Janszen,2000). Era
inovasi ini muncul karena situasi bisnis saat ini dipengaruhi oleh banyak
sekali perubahan yang berjalan cepat dan sulit diramalkan, perubahan perubahan
tersebut terutama disebabkan oleh pesatnya perkembangan teknologi informasi,
terjadinya globalisasi, serta demokratisasi (Business
Week,2001:Garvin,2000;Schiro 2000). Disektor pemerintah, tuntutan terhadap
pelayanan publik dan transparansi menjadi suatu hal yang tak dapat dihindari (Schiro,2000),
oleh sebab itu organisasi harus terus menerus mencari cara untuk menciptakan
dan mewujudkan nilai (value) melalui inovasi (Janszen,2000 ;
Yoffie,1997).
Istilah inovasi telah didefinisikan oleh
Josepth Schumpeter sebagai : komersialisasi semua kombinasi yang didasari oleh
pemanfaatan (1) bahan dan komponen baru, (2) proses baru, (3) pasar baru, dan
(4) bentuk organisasi baru (Janszen,2000). Dengan kata lain, menurut definisi
ini,inovasi merupakan komposit dari kedua bidang ,yaitu bidang teknis dan
bidang bisnis. Bila hanya melibatkan teknologi, maka Schumpeter
menamakannya invensi (invention), begitu bidang bisnis dilibatkan, maka
muncul inovasi
(innovation).
Berbagai rujukan mendukung adanya
indikasi bahwa inovasi menjadi indicator adanya proses penciptaaan pengetahuan
baru di organisasi. Nonaka dan Takeuchi (1995) mengemukakan bahwa penciptaan
pengetahuan merupakan esensi dari inovasi :
“organizational knowledge creation is
the key to the distinctive ways of Japanese companies innovate. They are
especially good at bringing about innovation continuously
,incrementally,and spirally”.
PENGERTIAN PENGETAHUAN
Davenport dan Prusak (1998) membedakan pengertian antara data, informasi dan
pengetahuan yaitu : “knowledge is neither data nor information, though it
related to both, and the differences between these terms are often a matter of
degree”.
1. Data
is a set of discrete,objective facts about events.
Seperti yang dicontohkan oleh Davenport
dan Prusak, bila seseorang pelanggan datang untuk mengisi tanki mobilnya ke
pompa bensin, maka transaksi yang terjadi dapat digambarkan sebagian oleh data,
yaitu berapa uang yang harus dibayarkan, berapa liter bensin yang diisikan,
namun tidak menjelaskan mengapa pelanggan itu datang ke pompa bensin, kualitas
pelayanan pompa bensin, dan tidak dapat meramalkan kapan lagi pelanggan
tersebut akan kembali ke pompa bensin. Dalam organisasi, data terdapat dalam
catatan-catatan (records) atau transaksi-transaksi.
2.
Information is data that
makes a difference.
Kata inform sejatinya berarti to
give shape atau untuk memberi bentuk, dan informasi ditujukan untuk
membentuk orang yang mendapatkannya, yaitu untuk membuat agar pandangan atau
wawasan orang tersebut berbeda (dibandingkan sebelum memperoleh informasi).
Sebagai contoh pelanggan mengisi tanki mobilnya dengan bensin premix, bukan
premium, pernyataaan tersebut merupakan informasi. Menurut Peter Drucker, tidak
seperti data, informasi mempunyai makna (meaning) yang ditimbulkan oleh
relevansi dan tujuan yang diberikan oleh penciptanya. Misalnya pembei informasi
menyampaikan bahwa pelanggan mengisi tanki mobilnya dengan bensin premix, bukan
premium, mengandung tujuan tertentu yang dikaitkan dengan lawan bicara, atau
mengandung relevansi tertentu yang dikaitkan dengan lawan bicara, atau
mengandung relevansi tertentu yang dikaitkan dengan topic pembicaraan. Davenport dan Prusak
memberikan metode mengubah data menjadi informasi melalui
kegiatan yang dimulai dengan huruf C: contextualized, calculated,
corrected, dan condensed. Dalam organisasi, infomasi terdapat dalam
pesan (messages).
3. Knowledge
is a fluid mix of framed experience, values, contextual information,and expert
insight that provides a framework for evaluating and incorporating new
experiences and information. It originates and is applied in the minds of
knowers. In organizations, it often becomes embedded not only in documents or
repositories but also in organizational routines, processes, practices, and
norms.
Davenport dan Prusak memberikan metode mengubah informasi menjadi pengetahuan
melalui kegiatan yang dimulai dengan huruf C: comparation, consequences,
connections, dan conversation. Dalam organisasi, pengetahuan diperoleh dari
individu-individu atau kelompok orang-orang yang mempunyai pengetahuan, atau
kadang kala dalam rutinitas organisasi. Pengetahuan diperoleh melalui media
yang terstuktur seperti: buku dan dokumen, hubungan orang-ke-orang yang
berkisar dari pembicaraan ringan hingga ilmiah.
Dalam buku yang ditulis oleh Von Krogh,
Ichiyo, serta Nonaka 2000,disampaikan ringkasan gagasan yang mendasari
pengertian mengenai pengetahuan:
- pengetahuan merupakan justified true believe.
Seorang individu membenarkan (justifies)
kebenaran atas kepercayaannya berdasarkan observasinya mengenai dunia. Jadi
bila seseorang menciptakan pengetahuan, ia menciptakan pemahaman atas suatu
suatu situasi baru dengan cara berpegang pada kepercayaan yang telah
dibenarkan. Dalam definisi ini, pengetahuan merupakan konstruksi dari
kenyataan, dibandingkan sesuatu yang benar secara abstrak. Penciptaan
pengetahuan tidak hanya merupakan kompilasi dari fakta-fakta, namun suatu
proses yang unik pada manusia yang sulit disederhanakan atau ditiru.
Penciptaaan pengetahuan melibatkan perasaan dan system kepercayaan (belief
systems) dimana perasaan atau system kepercayaan itu bisa tidak disadari.
2. pengetahuan
merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terbatinkan (tacit).
Beberapa pengetahuan dapat
dituliskan di kertas, diformulasikan dalam bentuk kalimat-kalimat, atau
diekspresikan dalam bentuk gambar. Namun ada pula pengetahuan yang terkait erat
dengan perasaan, keterampilan dan bentuk bahasa utuh, persepsi pribadi,
pengalaman fisik, petunjuk praktis (rule of thumb) dan institusi.
Pengetahuan terbatinkan seperti itu sulit sekali digambarkan kepada orang lain.
Mengenali nilai dari pengetahuan terbatinkan dan memahami bagaimana
menggunakannya merupakan tantangan utama organisasi yang ingin terus
menciptakan pengetahuan.
- penciptaan pengetahuan secara efektif bergantung pada konteks
yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut.
Apa yang dimaksud dengan konteks
yang memungkinkan terjadinya penciptaan pengetahuan adalah ruang bersama yang
dapat memicu hubungan-hubungan yang muncul. Dalam konteks organisional, bisa
berupa fisik, maya, mental atau ketiganya. Pengetahuan bersifat dinamis,
relasional dan berdasarkan tindakan manusia, jadi pengetahuan berbeda dengan
data dan informasi, bergantung pada konteksnya.
- penciptaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama,
Von Krogh, Ichiyo serta Nonaka
(2000) bahwa penciptaan pengetahuan organisasional terdiri dari lima langkah utama yaitu:
1. berbagi pengetahuan
terbatinkan;
2. menciptakan konsep;
3. membenarkan konsep;
4. membangun prototype; dan
5. melakukan penyebaran
pengetahuan di berbagai fungsi dan tingkat di organisasi.
KONTEKS DALAM ORGANISASI PENELITIAN
DAN PENGEMBANGAN
Riset adalah bagian dari upaya
akademik untuk menemukan solusi ilmiah bagi persoalan-persoalan manusia atau
proses penciptaan pengetahuan baru. Di dalam kegiatan riset, terkandung
sekaligus tiga aspek “ isi kognitif” dari limu pengetahuan, yakni foci
of attention, tingkat perkembangan, dan isi intelektual (Cole, 1992).
Ketiga aspek tersebut tercermin di kegiatan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia dalam
bentuk berbagai penelitian yang memusatkan perhatian pada masalah tertentu.
Tingkat perkembangan dari
masing-masing bidang penelitian tentunya berbeda, antara lain ditentukan oleh jumlah
hasil penelitian, paten yang dihasilkan, publikasi ilmiah yang dihasilkan baik
tingkat nasional,regional dan internasional, produk-produk baru atau proses
baru dan sebagainya. Demikian pula, isi intelektual dari berbagai
penelitian di LIPI akan memperlihatkan batas dan keragaman dari kegiatan riset
lembaga ini. Proses penelitian ditentukan oleh isi intelektual, karakteristik sosial
peneliti dan proses sosial dalam hal intellectual authority. Dalam
lingkup LIPI, misalnya sebuah penelitian dapat terlaksana setelah ada proses
tertentu dalam pemeriksaan tidak saja terhadap isi penelitian itu, tetapi juga
terhadap para penelitinya. Mengenai hal ini Coles mengatakan bahwa proses ini
sangat dipengaruhi oleh konsensus sosial, dan bukan hanya oleh validitas
keilmiahan isinya. Lebih luas lagi, proses penelitian dan pengembangan suatu
ilmu dan teknologi tidak dapat dilepaskan dari kondisi tiga elemen dasarnya,
yakni (1) komunitas ilmuwan dan teknologi itu sendiri, (2) sistem ilmu dan
teknologi yang berkaitan dengan kondisi sosial, politik, ekonomi dan budaya
tempat ilmu dan teknologi itu berkembang, serta (3) organisasi yang menjadi
semacam katalis bagi komunitas untuk tumbuh kembang di dalam sistem yang lebih
luas ini, baik dalam bentuk organisasi besar semacam LIPI, maupun yang lebih
kecil seperti lembaga-lembaga riset,unit-unit riset, organisasi profesi dan
sebagainya (Constant II, 1993).
Kondisi LIPI sebagai elemen
organisasional yang memiliki karakteristik hubungan sosial
tertentu, dengan demikian, merupakan
salah satu titik kunci perkembangan penelitian. Khususnya untuk LIPI, maka
kondisi ini merupakan salah satu aspek yang ditumbuh kembangkan, termasuk dalam
upaya menciptakan kondisi yang mendukung penelitian ini, adalah pengembangan
sarana fisik, peralatan laboratorium, peralatan teknologi informasi, dan
sebagainya. Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan manajemen
pengetahuan (knowledge management) KM dilingkungan LIPI dalam bentuk :
• proses mengkoleksi,
mengorganisasikan, mengklasifikasi,dan menyebarkan informasi/pengetahuan ke
seluruh unit di organisasi agar informasi/pengetahuan itu berguna bagi siapa
yang memerlukannya;
• kebijakan, prosedur
dan teknologi yang dipakai untuk mengoperasikan pangkalan data yang
terhubungkan dalam jaringan intranet LIPI agar tetap uptodate;
• menggunakan teknologi
informasi untuk menangkap pengetahuan yang terdapat didalam pikiran para
peneliti, pegawai sehingga pengetahuan itu bisa secara mudah dipakai bersama di
dalam organisasi. KM bertujuan mengumpulkan pengetahuan yang benar-benar
diperlukan oleh peneliti atau pegawai di dalam sebuah tempat penyimpanan
terpusat (server besar), dan membuang informasi atau pengetahuan yang tidak
perlu;
• memastikan adanya
lingkungan yang lengkap untuk pengembangan penggunaan expert systems;
• mengorganisasikan dan
menganalisis informasi dalam database lembaga sehingga pengetahuan dari
hasil analisis tersebut dapat segera dipakai bersama oleh lembaga;
• mengidentifikasi
kategori pengetahuan yang diperlukan untuk mendukung keseluruhan program
penelitian, sinergi program/kegiatan penelitian, strategi penelitian,
monitoring dan evaluasi hasil penelitian yang terhimpun di lembaga, dan
mentransformasi basis pengetahuan yang saat ini ada ke basis yang baru yang
lebih mapan dengan mengisi knowledge gaps mungkin terjadi atau digital
devide;
• mengkombinasikan
pengindeksan, pencarian pengetahuan dan teknologi informasi untuk membantu
lembaga mengorganisasi data, informasi dan pengetahuan yang tersimpan di
berbagai sumber, sehingga yang disajikan adalah informasi atau pengetahuan yang
relevan saja;
• mengorganisasikan dan
menyediakan know-how yang penting, kapan dan bilamana diperlukan. Ini
mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices,
ramalan dan cara-cara mengatasi masalah. Secara teknologis, intranet, groupware,
data warehouses, bulletin boards, dan sebagainya adalah sarana yang memungkinkan
lembaga menyimpan dan menyebarkan pengetahuan;
• memetakan sumber
pengetahuan (knowledge mapping) baik secara online maupun offline,
pelatihan, penuntunan, dan perlengkapan untuk akses pengetahuan.
Pengembangan infrastruktur
informatika dan telekomunikasi (telematika) seperti diatas mengandung keyakinan
terhadap potensi teknologi informasi untuk mendukung komunikasi ilmiah (scientific
communication). Infratruktur ini diharapkan untuk menciptakan pola baru
yang lebih efektif – efisien terutama dalam hal tukar-menukar informasi atau
pengetahuan dalam memecahkan masalah dalam suatu penelitian, penyimpanan dan
penemuan kembali (storage and retrieval) informasi atau pengetahuan ilmiah.
Sebagai kesatuan penelitian (penelitian terpadu), teknologi informasi
(intranet) yang ada di LIPI memungkinkan pengembangan jaringan kerja yang dapat
mempelancar pengorganisasian kegiatan penelitian terpadu. Potensi ini
beringgungan dengan konteks organisasional sehingga infrastuktur telematika
tidak dapat disebut sebagai alat (tools) saja, melainkan adalah sebuah “socio-technical
networks”, sehingga pengembangan infrastuktur ini merupakan
pengembangan social informatics (Kling,2000).
Pengembangan sistem KM-LIPI, dengan
demikian,bukan semata pemasangan jaringan fisik infrastruktur, melainkan
pengembangan sebuah jaringan sosio-teknis yang secara spefisik diarahkan bagi
pengembangan sebuah lembaga riset. Kegiatan penelitian di LIPI umumnya ,dan di
penelitian Coastal Hinterland Interaction Programme (CHIP)
khususnya, adalah kesatuan
informatika-sosial. Di dalam kesatuan ini, terdapat elemen
teknologi telematika maupun proses sosial
yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh foci
of attention, pertumbuhan kegiatan, maupun kandungan intelektual dari
penelitianpenelitian tentang sistem CHIP yang menyangkut berbagai disiplin ilmu
(multi disiplin) untuk memecahkan suatu persoalan atau suatu solusi dari suatu
permasalahan.
DASAR PEMIKIRAN: STRATEGI MENGELOLA
PENGETAHUAN
Hansen, Nohria dan Tierney (1999)
mengemukakan pada dasarnya bagaimana strategi organisasi mengelola pengetahuan
terbagi atas dua ekstrim : strategi kodifikasi ( codification strategy) dan
strategi personalisasi (personalization strategy). Bila pengetahuan
diterjemahkan dalam bentuk eksplisit secara berhati-hati (codified) dan
disimpan dalam basis data sehingga para pencari pengetahuan yang membutuhkannya
dapat mengakses pengetahuan tersebut, maka cara mengelola seperti ini dikatakan
menganut strategi kodifikasi. Namun pengetahuan tidak terdiri dari hanya
eksplisit saja, melainkan juga pengetahuan terbatinkan. Pengetahuan terbatinkan
amat sangat sulit Di terjemahkan ke dalam bentuk eksplisit. Oleh sebab itu
pengetahuan-pengetahuan dialihkan dari satu pihak ke pihak lain melalui
hubungan personal yang intensif, jadi disini fungsi utama jaringan komputer
(intranet atau internet) disini bukan saja untuk menyimpan pengetahuan
melainkan juga untuk memfasilitasi lalu lintas atau komunikasi di antara
individu atau peneliti dalam organisasi yang sedang melakukan kegiatan penelitian
baik mencari informasi atau memanfaatkan pengetahuan-pengetahuan baru untuk
menunjang kegiatan penelitiannya.
