Hubungan Antara Sistem Informasi Dengan Organisasi
Kita dapat
melihat secara lebih dekat hubungan antara sistem informasi dengan organisasi.
Namun sebelumnya kita perlu mengetahui tentang bagaimana organisasi
mempengaruhi teknologi dan sistem. Organisasi akan berpengaruh terhadap sistem
informasi melalui keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajer dan karyawan.
Manajer membuat keputusan tentang desain sistem. Mereka juga menggunakan teknologi
informasi. Manajer juga akan memutuskan siapa yang akan membuat dan
mengoperasikan sistem, dan pada akhirnya memberikan pertimbangan rasional dalam
pembuatan sistem. Pada bagian berikut ini akan dijelaskan :
1. Keputusan-Keputusan Tentang Peran Sistem Informasi
Organisasi mempunyai dampak langsung terhadap teknologi informasi
melalui keputusannya tentang bagaimana teknologi akan digunakan dan peran apa
yang akan dimainkan dalam organisasi. Dukungan terhadap perubahan peran telah
merubah secara teknikal serta sistem konfigurasi organisasi yang secara nyata
telah memberikan “computing power” dan data, sehingga menjadi lebih dekat
dengan pemakai akhir.
Mesin hitung elektronik dengan fungsi-fungsi yang terbatas dalam tahun
1950-an telah memberikan cara baru. Mainframe yang tersentralisasi dapat
melayani kantor pusat dengan kantor cabang di beberapa lokasi yang terpencil
pada tahun 1960-an. Pada tahun 1970-an komputer mikro yang ditempatkan di
sebuah departemen atau divisi dihubungkan dengan komputer pusat. Tahun 1980-an,
komputer mikro desktop pertama kali digunakan secara independen, kemudian
dihubungkan dengan minicomputer dan komputer yang berukuran besar.
Dalam tahun 1990-an, rancangan jaringan organisasi secara penuh
dikembangkan. Dalam rancangan baru ini, central mainframe computer menyimpan
dan mengkoordinasi informasi dan mengalirkannya ke desktop-desktop dan bahkan
ke ratusan jaringan lokal yang lebih kecil. Sistem operasinya menyerupai sistem
telepon. Sistem informasi telah menjadi bagian integral, on-line, dan
interactive tools yang secara mendalam berfungsi dalam operasi dari menit ke
menit serta pengambilan keputusan organisasi. Dengan demikian organisasi
menjadi sangat tergantung pada sistem dan tidak akan mampu bertahan ketika
sistem ini runtuh.
2. Keputusan Tentang Siapa Yang Menyediakan Pelayanan Teknologi
lnformasi.
Cara kedua dimana organisasi mempengaruhi teknologi informasi adalah
melalui keputusan tentang siapa yang akan mendesain, membangun, dan
mengoperasikan teknologi di dalam organisasi. Teknologi komputer mirip dengan
teknologi yang lain, termasuk didalamnya teknologi otomotif. Disamping mobil,
masyarakat membutuhkan jalan bebas hambatan, bengkel, pompa bensin, insinyur
mesin, polisi, dan produsen spare-part. Automobile adalah sebuah paket
pelayanan, organisasi dan manusia/orang. Demikian pula sistem informasi
mensyaratkan sub-unit organisasi khusus, spesialis informasi, serta kelompok
pendukung yang lain. Manajer membuat keputusan penting tentang paket komputer:
keputusan tentang apa yang dilakukan oleh teknologi informasi.
Paket-paket itu terdiri dari tiga entitas. Pertama, fungsi atau unit
organisasi formal yang biasa disebut departemen sistem informasi. Kedua,
ahli-ahli atau spesialis sistem informasi seperti programer, sistem analis,
project leader, manajer sistem informasi. Demikian pula spesialis eksternal
seperti supplier hardware dan manufaktur, perusahaan software, dan konsultan
yang berpartisipasi pada operasi harian dan perencanaan sistem informasi jangka
panjang. Ketiga, paket sistem informasi adalah teknologinya itu sendiri, baik
software maupun hardware.
Saat ini kelompok sistem informasi menjadi agen perubah yang sangat
kuat dalam organisasi, mendesak strategi baru dalam bisnis dan memaksa
produk-produk dihasilkan dengan berbasis informasi serta memerlukan koordinasi
antara pengembangan teknologi dan perencanaan perubahan organisasi. Ukuran dan
departemen sistem informasi sangat bervariasi dan sangat tergantung pada peran
dan sistem informasi dalam organisasi serta ukuran organisasi. Pada perusahaan
dengan ukuran menengah sampai besar kelompok sistem informasi terdiri dan 100
sampai 400 orang. Ukuran kelompok sistem informasi dan total pengeluaran untuk
komputer sistem informasi (khususnya organisasi yang menjual produk informasi)
dapat menghabiskan sampai 40 persen dari gross revenues.
Pada tahun-tahun pertama penggunaan komputer, ketika peran sistem
informasi dibatasi, kelompok sistem informasi umumnya terdiri dari programer
dan ahli teknik. Saat ini kebanyakan kelompok sistem informasi dan analis
sistem tumbuh atau bertambah secara proporsional. Sistem analis biasanya
merupakan pihak yang menghubungkan antara kelompok sistem informasi dengan
fihak lain dalam organisasi. Hal lain yang menjadi tugas analis adalah menterjemahkan
masalah-masalah bisnis dan kebutuhannya ke dalam persyaratan sistem dan
informasi.
Manajer sistem informasi adalah pimpinan tim programer dan analis,
manajer proyek, manajer fasilitas fisik, manajer telekomunikasi, kepala kantor
dan kelompok automation, dan manajer operasi komputer dan staf data entry. End
user adalah representatif dan departemen diluar kelompok sistem informasi
dimana aplikasi di kembangkan. Pemakai (users) ini mempunyai peran penting
dalam desain dan pengembangan sistem informasi.
3. Keputusan Tentang Mengapa Membangun Sistem Informasi
Untuk membangun sistem informasi, manajer mempunyai beberapa alasan
rasional baik menyangkut umum ataupun khusus. Alasan yang paling pokok bagi
manajer untuk memilih menggunakan sistem adalah untuk mencapai alasan-alasan
ekonomi, menyediakan pelayanan yang lebih baik, atau menyediakan tempat kerja
yang lebih baik. Dampak komputer terhadap organisasi tergantung dari bagian dan
bagaimana manajer membuat keputusan.
Sekilas, jawaban dari pertanyaan ‘Mengapa organisasi mengadopsi sistem
informasi?” tampaknya sangat sederhana. Namun secara jelas organisasi
mengadopsi sistem informasi adalah untuk menjadi lebih efisien, menghemat uang,
dan mengurangi jumlah tenaga kerja. Meskipun respon-respon yang demikian secara
umum benar untuk masa-masa yang lalu, namun alasan-alasan itu bukanlah
alasan-alasan pokok untuk mengadopsi sistem.
Sistem yang ada saat sekarang dibangun dengan tujuan efisiensi untuk
hal- hal yang menyangkut pekerjaan pikiran. Namun alasan lain yang lebih
mendasar dan mudah diterima, sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat
penting jika ingin tetap bertahan dalam bisnis. Sistem informasi merupakan
sesuatu yang sangat vital sebagaimana peningkatan modal seperti
bangunan-bangunan modern atau corporate headquarter. Peningkatan dalam
pengambilan keputusan (kecepatan, akurasi, keterpaduan), pelayanan yang lebih
baik kepada customer dan harapan klien, koordinasi kelompok-kelompok yang
terpencar, serta menguji kekuatan kontrol terhadap personal maupun pengeluaran
menjadi alasan penting untuk membangun sistem (Huff dan Munro, Husein, M.F. dan
Wibowo, A. 2002).
Alasan terkini, organisasi mengadopsi sistem karena ingin mendapatkan
competitive benefit (manfaat kompetitif). Dengan demikian, pertanyaan yang tampaknya
jawabnya sangat mudah “Mengapa or,ganisasi mengadopsi sistem?” adalah sangat
kompleks. Beberapa organisasi sekedar ingin menjadi lebih inovatif untuk
mendapatkan benefit ekonomi secara langsung. Untuk beberapa kasus, sistem
informasi dibangun karena ambisi dari beberapa kelompok dalam organisasi dan
antisipasi dampak dan konflik yang tengah berlangsung dalam organisasi.
Gambar 1. menggambarkan model dan proses pengembangan sistem yang
memasukan beberapa faktor lebih dari sekedar pertimbangan ekonomi. Model ini
menjelaskan tentang mengapa organisasi mengadopsi sistem dalam dua kelompok
faktor-faktor lingkungan eksternal dan faktor-faktor internal organisasi.
Faktor-faktor lingkungan eksternal adalah faktor eksternal organisasi
yang mempengaruhi adopsi dan desain sistem, Beberapa faktor lingkungan
eksternal adalah peningkatan biaya tenaga kerja atau sumber daya yang lain,
persaingan dan perusahaan lain, dan perubahan regulasi pemerintah
(Undang-undang). Secara umum faktor-faktor lingkungan eksternal ini dapat
dianggap sebagai batasan-batasan lingkungan. Namun pada saat yang sama,
lingkungan juga menyediakan beberapa kesempatan kepada organisasi, seperti
teknologi baru, sumber modal baru, pengembangan proses produksi baru, memaksa
kompetitor untuk keluar, program-program baru pemerintah yang dapat
meningkatkan permintaan produk-produk tertentu.
Nama : Catrin Dista Avila
NIM : 12105042
Kelas : 12.3A.24
Tidak ada komentar:
Posting Komentar