Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif atau Executif Information System (EIS) adalah satu jenis dari manajemen informasi sistem dimaksud untuk memudahkan dan mendukung keterangan pembuatan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap informasi internal dan eksternal serta keterangan relevan untuk bertemu gol strategis dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk khusus dari satu sistem mendukung keputusan. Dapat didefinisikan juga sebagai sistem terkomputerisasi yang memberikan eksekutif akses yang mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan dengan faktor keberhasilan kebutuhannya.

Sistem informasi manajemen muncul dengan publikasi yang luas pada tahun 1960an. SIM ada yang memandang sebagai sentra, namun pada prakteknya SIM merupakan perkembangan atau perluasan dari sistem pelaporan untuk manajer tingkat bawah. Dalam tahun 1970an sistem penunjang keputusan (DSS) telah memberikan bantuan untuk tugas pembuatan keputusan spesifik. DSS bisa digunakan oleh personel di organisasi secara keseluruhan, tapi biasanya hanya digunakan oleh staff dan manajer menengah dan bawah. Karena beberapa alasan dukungan yang dibrikan DSS kepada eksekutif hanyalah sedikit, maka dalam pengembangannya muncullah Sistem Informasi Eksekutif (EIS) atau Sistem Penunjang Eksekutif (ESS).

Dalam membangun EIS para eksekutif menggunakan beberapa konsep dasar yang bertujuan memungkinkan para eksekutif dapat memantau seberapa baiknya kinerja perusahaan dalam mencapai tujuannya. Konsep dasar tersebut terbagi atas 3 hal, yaitu:

a.       Faktor Penentu Keberhasilan (critical success factor)

Hal-hal yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Faktor-faktor ini dalam setiap perusahaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan.

b.      Management By Exception

Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan.

c.       Model Mental

Model ini memungkinkan seseorang membuat penilaian dan perkiraan untuk memahami, memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengembalikan pelaksanaannya.

Kegunaan sistem informasi eksekutif  :

1.      Biasanya menyesuaikan dengan pemakai eksekutif  perorangan.

2.      Mengekstraksi, menyaring, meringkas dan menangkap data penting.

3.      Memberikan akses status online, analisa trend, pelaporan kekecualian dan drill down (yaitu memungkinkan pemakai untuk mengakses kerincian atau data yang mendukung yang berada dibawah data yang teringkas).

4.      Mengakses dan memandu jangkauan data intenal dan ekstenal yang bersifat luas.

5.      Bersifat user-friendly dan menggunakannya hanya dibutuhkan keterampilan yang sedikit tanpa pelatihan.

6.      Digunakan secara langsung oleh eksekutif tnpa intermediary (perantara).

7.      Menampilkan informasi grafik, tabuler, dan atau tekstual.

Sistem informasi eksekutif timbul akibat adanya kegagalan dalam memberikan dukungan komputer terhadap eksekutif. Hal tesebut disebabkan antara lain:

1.      Para eksekutif yang tidak mengikuti perkembangan komputer, sehingga kesulitan dalam menggunakan komputer.

2.      Senior eksekutif yang mempunyai waktu yang padat, sehingga tidak mau menggunakan sistem yang memerlukan pelatihan terlebih dahulu.

3.      Kesulitan dalam memahami sifat yang menginginkan sistem yang digunakan harus lebih responsif dari pada manusia atau personel staffnya.

Dari beberapa hal tersebut di atas, maka sistem informasi eksekutif sebaiknya:

1.      Dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi eksekutif senior.

2.      Harus dibuat/dikembangkan oleh personil yang mempunyai ketrampilan bisnis maupun teknis.

3.      Harus mudah digunakan, sehingga bisa dianggap bersifat intuitif (mudah dimengerti).

Pengembangan sistem informasi eksekutif dapat terjadi akibat:

1.      Tekanan Eksternal, yang berasal dari lingkungan diluar perusahaan dan bisa meliputi gejolak lingkungan (bahan mentah, dll), persaingan yang meningkatkan serta semakin ketatnya peraturan pemerintah.

2.      Tekanan Internal meliputi adanya kebutuhan akan informasi baru, lebih baik dan lebih tepat waktu, adanya keharusan untuk mengelola organisasi yang semakin kompleks dan sulit untuk dijalankan serta adanya kebutuhan akan sistem pelaporan yang lebih efisien.

Faktor-faktor penentu keberhasilan penerapan sistem informasi eksekutif

a)      Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen

eksekutif tingkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS agar mampu menolong penerapan EIS diperusahaan.

b)      Sponsor Operasi

Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi untuk memastikan pelaksanaan pekerjaan.

c)      Staff jasa informasi yang sesuai

Harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknolog informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan sistem tersebut.

d)     Teknologi Informasi Yang Sesuai

Penggunaan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.

e)      Manajemen Data

Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.

f)       Kaitan Yang Jelas Dengan Tujuan Bisnis

Sebagian besar sistem informasi eksekutif yang dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang spesifik berkaitan dengan bisnis.

g)      Manajemen atas Penolakan Organisasi

Jika eksekutif menolak menggunakan sistem informasi eksekutif, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan mengidentifikasi satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya.

h)      Manajemen atas Penyebaran dan Evolusi sistem

Jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari sistem informasi eksekutif, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas menganggap masalah tersebut tidak terkendali. Ahmad Zaenuri