Virtual Office

Kantor Maya atau Virtual Office adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki “fisik” lokasi usaha.Kantor Virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.

Tujuan Kantor Virtual

Kemajuan teknologi terus mendorong dunia bisnis bergerak semakin cepat. Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara  fisik. Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sebagai efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction). Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional.

Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang  bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas kerja mereka. Untuk perusahaan skala kecil dan menengah menggunakan Kantor virtual tidak sama dengan pengurangan karyawan. Dalam hal pengurangan kantor secara fisik, maka yang dikurangi adalah wujud fisik kantor  berupa ruangan, meja kursi, maupun lemari arsip. Sebagai gantinya, karyawan tetap dapat bekerja melalui  kantor virtual. Keberadaan kantor virtual bagi seorang  karyawan dapat “datang” ke kantor secara cepat. Karena sebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.

Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup  kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional. Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses manajemen, lebih sering dipandang dari segi teknis integrasinya.

Infrastruktur  otomasi  perkantoran  dapat tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:

• Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide presentasi.
• Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax, address book, dll.
• Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik, forum diskusi, aplikasi konferensi dll.

Perkembangan Kantor Virtual

Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph Gregory mendirikan “Virtual Office, Inc”, di Boulder, Colorado. Perusahaan ini diperluas di seluruh Amerika Utara dan sekarang dikenal sebagai “Intelligent Office”.

Kini dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan Kantor Virtual, memudahkan individu untuk mengembangkan usahanya tanpa harus memikirkan infratruktur otomasi perkantoran. Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan layanan dan bantuan yang terkait dengan kantor fisik, seperti alamat kantor yang bergengsi, layanan menjawab telepon profesional dan menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lain-lain.

Kantor Maya saat ini bukan hanya sebagai pemanfaatan ”ruang kerja” di dunia maya, tetapi juga merupakan aplikasi lengkap termasuk komunikasi profesional.

Layanan komunikasi Kantor Virtual

·         Resepsionis Jarak Jauh – Sebuah tim pekerja kantor virtual bekerja menggunakan teknologi Komunikasi yang terintegrasi dengan perangkat lunak Komputer untuk menggantikan resepsionis tradisional.

·         Asisten Virtual – Sebuah asisten virtual sering kali merupakan sekretaris bagi yang bekerja dari rumah, dan jarang bertemu atau bertatap muka dengan klien.

·         Layanan Jawab / call center beroperasi dari lokasi terpusat untuk tujuan menerima dan mengirimkan sejumlah besar permintaan melalui telepon. Layanan telepon kantor virtual menjembatani kesenjangan antara Anda dan klien.

·         Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara elektronik.

·         Gedung Kantor Virtual – kantor virtual memberi Anda untuk memiliki kantor nyata di kota pilihan Anda, agar dapat digunakan untuk bertatap muka, rapat, pertemuan dengan karyawan lain atau relasi.

Layanan Ruang Kantor Virtual

·         Alamat Profesional – Sebuah bangunan bergengsi untuk digunakan sebagai alamat bisnis.

·         Alamat surat – Alamat profesional dapat digunakan untuk menerima, mengirim surat tanpa konotasi dari sebuah PO Box .

·         Resepsionis – Tenaga Resepsionis sebagai ”wakil” untuk menerima dan menandatangani paket atau dokumen.

·         Bisnis Meeting Space – Penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan permintaan (per jam, harian atau mingguan) untuk melakukan pertemuan atau rapat.

·         Sebuah kantor layanan lengkap virtual akan menyediakan internet broadband, fax, fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing, lobi / ruang tunggu dan dapur.

·         Live Resepsionis Virtual – Sebuah layanan menjawab virtual adalah sebuah sistem otomatis dengan resepsionis virtual hidup. Ini jenis layanan dapat dinikmati tanpa membeli peralatan mahal.

Keuntungan Kantor Virtual

Secara spesifik ada lima keuntungan yang dapat diperoleh dengan keberadaan kantor virtual:

• Pengurangan biaya operasional perusahaan seperti lokasi dan ruang tempat usaha, biaya peralatan kantor, gaji karyawan.
• Kantor virtual menggunakan jaringan  komunikasi  formal, seluruh bentuk komunikasi terjadi melalui kantor virtual tercatat secara formal.
• Rapat atau pertemuan dapat dilakukan melalui konferensi telekonferensi dan video, dan dokumen dapat ditransmisikan secara elektronik.
• Pengurangan halangan aktivitas kerja seperti hujan, jalan macet, tempat jauh sudah tidak dapat lagi menjadi alasan untuk tidak bekerja.
• Keuntungan sosial dari kantor virtual adalah memberikan  kesempatan dan kemampuan bekerja  untuk individu yang memiliki tanggungan anak-anak kecil, penyandang disabilitas, maupun lanjut usia.(Novan Ardianta/12122669/12.3F.14)