LATAR BELAKANG
Suatu
organisasi yang menjalankan sejumlah aktivitas memulai kegiatannya dengan
melakukan proses perencanaan. Perencanaan dilakukan melalui aktivitas yang
melibatkan individu-individu. Aktivitas inidividu ini diarahkan untuk mencapai
tujuan organisasi. Yang sering dilakukan adalah adanya kesadaran individu
sebagai makhluk juga mempunyai keinginan-keinginan atau tujuan pibadi. Tujuan
pribadi seseorang bisa selaras dengan tujuan organisasi, bisa juga tidak selaras.
Ketidakselarasan tujuan mengakibatkan tujuan organisasi atau tujuan individu
tidak tercapai. Untuk itu diperlukan suatu pengendali kerja sehingga tujuan
individu bisa selaras dengan tujuan organisasi. Salah satu alat untuk mencapai
hal tersebut adalah adanya sistem pengendalian manajemen yang baik.
PENGERTIAN ORGANISASI
Organisasi
adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk memenuhi tujuan bersama,
sebuah organisasi dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan
misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang
tersebut terhadap masyarakat. Dan
organisasi yang baik adalah organisasi yang banyak diakui keberadaannya oleh
masyarakat.
PENGENDALIAN
ORGANISASI
Pengendalian adalah suatu proses pengaturan aktifitas-aktifitas
organisasi secara sisitematis agar konsisten dengan ekspektasi yang terdapat
dalam rencana, target dan standar kinerja. Inti dari
pengendalian adalah tindakan yang menyesuaikan operasi dengan standar yang
telah ditetapkan, dasarnya adalah informasi yang dimiliki manajer. Jadi
pengendalian yang efektif memerlukan informasi mengenai standar kinerja dan
kinerja aktual, serta tidakan yang diambil untuk mengoreksi segala
penyimpangan.
MACAM MACAM
PENGENDALIAN :
1.
Pengendalian Antisipatif ( freeforwort)) / pengendalian pendahuluan/
pengendalian prefentif.
Pengendalian ini
berfokus pada manusia, bahan baku, sumberdaya keuangan yang mengalir kedalam
organisasi. Tujuannya adalah untuk mencegah masalah / mengantisipasi resiko
yang mungkin timbul ketika organisasi menjalankan tugas. Pengendalian ini dapat
dilihat dalam pemilihan dan perekrutan karyawan baru, inspeksi bahan baku,
pembatasan perekrutan hanya dari lulusan perguruan tinggi tertentu.
2.
Pengendalian bersama ( concurrent control)
Pengendalian
dilakukan berbarengan dengan pelaksanaan kegiatan. Tujuan dari
pengendalian ini untuk memastikan bahwa aktifitas kerja memberikan hasil yang
tepat. Pengendalian bersama meliputi self – control , dimana karyawan
menetapkan pengendalian bersama atas perilaku mereka sendiri. Misalnya dalam
operasi manufaktur dengan menggunakan alat tertentu karyawan mengukur apakah
item-item yang tengah diproduksi sesuai dengan standar kualitas atau tidak.
Jika mereka melihat standar kualitas tidak sesuai dengan satandar maka mereka
akan melakukan koreksi atau memberitahu orang yang tepat bahwa ada masalah yang
harus ditangani.
3.
Pengendalian umpan balik ( feedback control)
Kadang-kadang
disebut juga pengendalian setelah kejadian atau pengendalian output. Berfokus pada
output organisasai , khususnya kualitas dari produk akhir.
LANGKAH – LANGKAH
PENGENDALIAN
- Membentuk
standar kinerja.
Dalam rencana strategik menajer mendefinisikan tujuan
yang spesifik untuk departemen fungsional, Yang melibatkan standar kinerja yang
dibandingkan dengan aktifitas organisasi. Standar kinerja bisa meliputi ”
penurunan tingkat penolakan dari 15 menjadi 3 persen” ”menaikkan pengembalian
atas investasi ke 7 persen”atau ”mengurangi tingkat kecelakaan menjadi 100.000
jam kerja karyawan”.
Menajer harus menilai secara hati-hati apa yang akan
mereka ukur dan bagaimana mereka akan mendefinisikannya. Khususnya saat
organisasi akan memberikan balas jasa pada karyawan atas pencapaian
standar. Standar tersebut harus mencerminkan aktifitas tang memberi kontribusi
pencapaian startegi perusahaan secara keseluruhan. Standar harus didefinisikan
secara jelas agar manajer dan karyawan dapat menentukan apakah aktifitas mereka
mengarah ketarget. Standar harus dipahami oleh orang yang bertanggung jawab meraihnya.
- Mengukur
kinerja aktual
Sebagain besar organisasi membuat laporan formal
menyangkut ukuran kinerja kuantitatif yang ditinjau manajer setiap hari, tiap
minggu, atau bulan. Ukuran ini dihubungkan dengan standar yang telah ditetapkan
dalam langkah pertam diatas. Contoh, jika target atas pertumbuhan penjualan ,
organisasi harus memiliki cara untuk mengumpulkan dan melaporkan data-data
penjualanJ Jika organisasi telah mengidentifikasikan ukuran - ukuran yang
tepat, pemeriksaan atas laporan tersebut secara reguler akan membantu manajer
mengetahui apakah yang dilakukan organisasi telah berjalan sebagai mana
mestinya.
- Membandingkan
kinerja denga standar
Ketika manajer membaca laporan atau inspeksi kefabrik,
dia mengidentifikan apakah kinerja aktual memenuhi, melampaaui atau tidak
mencapai standar. Jika kinerja aktual menyimpang dari standar manajer , manajer
harus menginterprediksikan penyimpangan ini. Menajer diharapkan menggali dan
mencari penyebab masalah. Jika tujuan penjualan menaikkan jumlah penjualan
sebesar 10 % dan seorang tenaga penjual hanya mampu meraih kenaikan 8%, mengapa
ia gagal meraih target ? Barangkali beberapa klien bisnisnya bangkrut, para
pesaing menambah tenaga penjualan didaerah area yang sama.atau dia membutuhkan
pelatihan agar bisa membujuk klien dengan cara yang lebih aktif. Manajer harus
menyelidiki setiap penyimpangan untuk memahami faktor yang mempengaruhi
kinerja tersebut.
- Mengambil
tindakan korektif
Jika kinerja menyimpang dari satndar, manajer harus
menentukan perubahan-perubahan apa yang diperlukan. Dalam pendekatan
pengendalian tradisional yang bersifat ”top down ” manajer menggunakan
wewenang formal untuk melakukan perubahan yang diperlukan. Sebaliknya menajaer
yang menggunakan pebdekatan pengendalian partisipatif akan bekerkjasama dengan
karyawan untuk menentukan tindalkan korektif yang diperlukan.
Mohammad Dicky Hanif Prasetyo
Sumber:
http://www.anneahira.com/images/komunikasi-dalam-organisasi.jpg
Tidak ada komentar:
Posting Komentar