Data dan Informasi

1.      Definisi Data dan Informasi

             Sering kita mendengar istilah informasi dalam kehidupan sehari-hari. Karena sangat seringnya mendengar kata informasi kita langsung paham apa yang dimaksud dengan istilah informasi tersebut tanpa pernah membaca atau mendengar pengertian informasi secara langsung.

             Data dalam kehidupan sehari-hari hampir tidak pernah kita mendapat informasi. Informasi yang kita dapat itu bisa berupa teks, suara maupun visual. Informasi berupa teks kita dapatkan dari berbagai macam bacaan seperti koran misalnya. Suara bisa itu dari radio atau percakapan langsung mulut ke mulut melalui komunikasi kita dengan orang lain.

             Informasi visual yaitu salah satunya dengan kita menonton televisi. Dari sumber-sumber itulah kita semakin akrab dengan namanya informasi. Yang menjadi pertanyaan adalah apakah kita tau apa pengertian informasi yang sebenarnya?

Kali ini saya membahas pengertian informasi, pengertian data dan hal-hal berhubungan dengan informasi dan data.

1.1   Definisi Data

Menurut Steven Alter, data merupakan fakta,gambar atau suara yang mungkin atautidak berhubungan atau berguna bagi tugas tertentu.

Menurut McLeod, data terdiri dari fakta-fakta dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Sedangkan informasi adalah data yang sudah diproses atau data yang memiliki arti.

Disini kita dapat melihat bahwa data merupakan suatu bentuk keterangan-keterangan yang belum diolah atau dimanipulasi sehingga belum begitu berarti bagi sebagian pemakai. Sedangkan informasi merupakan data yang sudah di olah sehingga memiliki arti.

1.2   Definisi Informasi

Menurut McFadden dkk mendefinisikan informasi informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.

MenurutShannon&Weaver, informasi adalah jumlah ketidakpastian yang dikurangi ketika sebuah pesan diterima. Artinya dengan adanya informasi tingkat kepastian  menjadi meningkat.

             MenurutDavid informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau sedang mendatang.

MenurutJoner HasuqianInformasi adalah sebuah kosep yang universal dalam jumlah muatan besar, meliputi banyak hal dalam ruang lingkupnya masing-masing dan terekam dalam sejumlah media.

MenurutKenneth C. LovdenInformasi adalah data yang sudah dibentuk kedalam sebuah formulir bentuk yang bermanfaat dan dapat digunakan untuk manusia.

MenurutAnton M. MoelionoInformasi adalah penerangan, keterangan, pemberitahuan, kabar/berita. Informasi juga merupakan keterangan/bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian analisis/kesimpulan.

MenurutGordon B. DavisInformasi adalah data yang telah diolah kedalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya/dipahami dalam tindakan/keputusan yang sekarang/nantinya.

 MenurutRobert G. MurdickInformasi terdiri atas data yang telah didapatkan, diproses/diolah atau sebaliknya yang digunakan untuk tujuan penjelasan/penerangan, uraian atau sebagai sebuah dasar untuk pembuatan ramalan atau pembuatan keputusan.

                Jadi, Informasi secara singkatnya adalah segala macam keterangan yang dapat diambil oleh seseorang dengan sumber yang jelas sehingga dapat menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi si penerima informasi tersebut.  Sedangkan menurut istilah, pengertian Informasi adalah kumpulan data yang sudah melalui proses pengolahan sehingga dapat menjadi sesuatu yang bermanfaat bagi seseorang yang kemudian digunakan untuk pengambilan suatu keputusan atau tindakan. Lalu pengertian data adalah sekumpulan fakta yang diambil dari beberapa kejadian yang memiliki arti penting yang dapat berbentuk sebuah file yang dapat disimpan. Meskipun data itu bersifat penting, namun data masih belum bisa dijadikan sesuatu yang bermanfaat, data-data yang ada kemudian dikumpulkan lalu diolah sedemikian rupa sehingga menghasilkan suatu informasi dan data adalah satu kesatuan.

Pentingnya peranan informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan telah kita ketahui bersama, tanpa adanya informasi yang baik pada suatu perusahaan akan membuat perusahaan akan membuat perusahaan tersebut tidak berjalan dengan baik. Coba kita bayangkan apabila seorang manajer bermaksud merencanakan sebuah proyek, namun si manajer kekurangan data mengenai proyek tersebut maka otomatis informasi yang dia miliki tidaklah memadai atau bahkan dia sama sekali tidak mendapatkan informasi, yang akan terjadi adalah proyek tersebut gagal dilaksanakan.

Dalam kehidupan sehari-hari, kebutuhan pribadi akan informasi sangatlah penting. Pandai-pandailah kita untuk memilah informasi yang benar karena dengan kondisi sekarang berkat semakin majunya teknologi yang berhubungan dengan informasi kemungkinan bermunculannya informasi yang tidak benar semakin besar.

Sebagai contoh disosial media seperti facebook atau twitter dengan mudah nya kita mendapat informasi berbagai macam hal, informasi yang didapat dari seseorang dengan cepat bisa disebarkan kepada banyak orang melalui media tersebut, maka kemungkinan beredarnya informasi berupa kebohongan itu sangatlah besar. Disamping sisi negatifnya perkembangan teknologi informasi, manfaatnya cenderung lebih banyak. Maka sudah seharusnya lah kita menjadikan fasilitas media informasi tersebut untuk mendapat informasi sebanyak-banyaknya dan akan lebih bagus bila kita memanfaatkan pula untuk berbagi informasi kepada orang lain.

2.      Pentingnya Data dan Informasi

Kebanyakan orang mengartikan data dan informasi dengan pengertian yang sama. Namun bagi kajian ilmiah atau kaum profesional, dua pengertian merujuk pada fakta-fakta baik berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara dan sebagainya. Apabila ia telah disaring dan diolah melalui suatu sisterm pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data itu berubah fungsi menjadi informasi. Dengan demikian suatu yang dipakai dalam embuat keputusan sebenarnya adalah informasi, bukan data.

Ciri pokok suatu data adalah adanya fakta. Daftar nama madrasah diseluruh propinsi, daftra Nomor Induk Pegawai (NIP) yang tercatat di BAKN, daftar harga tiket penerbangan pesawat adalah contoh data. Tetapi apabila seseorang menghubungi Pusat Sistem informasi Haji untuk mendapatkan keterangan mengenai kuota haji Indonesia, syarat apa saja yang diperlukan untuk bisa beribadah haji, berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk ibadah haji, dan semacamnya itu adalah informasi.

3.      Peranan Data dan Informasi

Perkembangan yang mencolok selama beberapa desawarsa menjelang dimulainya abad ke-21 ditandai dengan semakin pentingnya informasi dan pengolahan data dalam banyak aspek kehidupan manusia. Pada saat yang sama tuntutan publik terhadap peningkatan kinerja pemerintah menjadi semakin tinggi. Pengolahan data dan informasi yang baik pada akhirnya adalah suatu keharusan bagi pemerintah. (Kementerian/Lembaga).

Dalam konteks inilah peranan data dan informasi bagi Departemen Agama dalam proses penyusunan program dan anggaran menjadi sangat vital artinya. Data dan informasi komponen penting dalam penyelenggaraan pembangunan. Data dan informasi digunakan mulai dari tahap perencanaank penganggaran, implementasi sampai dengan evaluasi program atau pengukuran pencapaian kinerja pembangunan.

Dalam tahap perencanaan, data dan informasi digunakan dalam memberikan aspek kegiatan perencanaan, antara lain:

·         Data dan Informasi digunakan untuk menentukan jenis kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan nantinya,

·         Alternatif/metode apa saja yang dapar digunakan untuk melaksanakan kegiatan tersebut;

·         Seberapa besar lingkup kegiatan yang direncanakan;

·         Siapa saja atau apa saja yang menjadi target pelaksanaan kegiatan;

·         Berapa waktu yang dibutuhkan dan berapa waktu yang dimiliki untuk menyelesaikan kegiatan;

·         Kapan waktu yang tepat untuk memulai kegiatan;

·         Seberapa besar anggaran yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan;

·         Siapa nantinya yang bertanggung jawab melaksanakan kegiatan tersebut, dsb.

Para pengambil keputusan atau perencanaan membutuhkan data dan informasi dalam rangka menyusun perencanaan terkait upaya pencapaian tujuan organisasi. Minimnya data secara kuantitas ataupun kualitas tida akan menghasilkan analisa yang mendalam tentang suatu maslah dan tidak akan cukup kuat bila dijadikan bahan pengambilan keputusan perencanaan. Pemahaman atas dara yang dibutuhkan sertas sumber perolehan dari data tersebut, harus diidentifikasi sebagai sesuatu yang sangat penting.

                Demikian juga pada saat implementasi dan evaluasi, data yaitu sejauh mana program/kegiatan sudah berjalan dalam alur yang diinginkan, bagaimanakah kualitas dan kuantitas output yang dihasilkan dari pelaksanaan program tersebut. Oleh karena itu Departemen Agama menyadari betul arti pentingnya pengolahan dan penyajian data.

Peran data sangat dominan baik dalam hal penyusunan program, anggaran dan kegiatan Kementerian/Lembaga. Data sebagai pendamping, sebagai referensi yang tidak terpisahkan dari siklus penyusunan anggaran. Kita tidak bisa lagi menuangkan rencana anggaran dengan prediksi data/angka yang tidak berdasar. Kekeliruan dalam penyajian data akan berakibat fatal dalam perolehan anggaran baik yang bersifat mikro maupun makro, baik anggaran sektoral maupun regional.

Selanjutnya dalam hal informasi yang memiliki tingkat kualitas baik adalah informasi yang memiliki syarat-syarat: ketersediaan data, mudah dipahami, relevan, bermanfaat, tepat waktu, handal, akurat dan konsisten.

Kaydos (1994) mengungkapkan bahwa informasi dalam organisasi berperan dalam hal-hal sebagai berikut:
1. Strategi komunikasi
2. Identifikasi masalah dan kesempatan
3. Mendiagnosa permasalahan
4. Mengerti proses
5. Mengalokasikan sumber daya secara efisien
6. Memperbaiki perencanaan dan pengawasan
7. Mengidentifikasikan kapan dan dimana tindakan diperlukan
8. Mengarahkan dan merubah perilaku
9. Membuat setiap orang ikut berperan serta.
10. Membuat pelimpahan wewenang lebih mudah dan efektif
11. Untuk menghargai prestasi

4.      Kesimpulan

Di atas semua itu menjelaskan mengingat kemajuan teknologi saat ini, data dan informasi dapat memberikan kontribusi yang sangat penting artinya terhadap proses penyusunan program pada masa kini. Dengan pengelolaan yang baik serta didukung teknologi terkini, data dan informasi dapat menjadi sumber ilmu pengetahuan. Pengetahuan inilah yang memungkinkan terciptanya program/kegiatan yang komprehensif, terintegrasi, efektif dan efisien. Data dan informasi bukan hanya berguna pada taraf pelaksanaan operasional kegiatan rutin pada level terbawah unit kerja dalam struktur organisasi pada taraf yang lebih tinggi data dan informasi juga dapat digunakan dalam upaya terciptanya penyelenggaraan pemerintahan yang transparan dan akuntabel, dan bahkan digunakan sebagai bahan rujukan dalam menentukan kemana sebaiknya organisasi bergerak di masa mendatang. Data dan informasi juga sangat berguna dalam pengembangan organisasi secara berkesinambungan. Dyah Ayu Sekarsari