Virtual Office

Virtual office atau sering juga disebut sebagai kantor maya adalah otomasi proses bisnis yang sebelumnya secara manual (document –driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga dokumen yang dipergunakan dalam proses bisnis adalah dokumen dalam bentuk elektronik, bukan hard copy. Dalam dunia Virtual ini juga ada kantor atau lokasinya.

Kantor maya merupakan suatu bangunan kantor yang menawarkan beberapa layanan seperti layanan telepon, layanan faks, dan layanan web hosting. Kantor virtual juga merupakan istilah umum untuk suatu lingkungan yang memungkinkan jaringan rekan kerja untuk menjalankan usaha secara efisien dengan menggunakan teknologi komunikasi online. Pengguna dapat mengakses data dari perangkat apapun ( PC, Laptop, PDA, smartphone, dll) yang dilengkapi web dan internet.

Virtual office ini beranggotakan tim-tim yang saling bekerjasama yang disebut dengan tim maya atau tim yang terpisah secara geografis (GDT) yaitu sekelompok orang yang bekerja diseluruh waktu, ruang, dan dengan batasbatas organisasi diperkuat oleh link webs komunikasi teknologi. Karena terpisah secara geografis maka organisasi boleh untuk menyewa dan mempertahankan orang-orang terbaik tanpa memperhatikan lokasi. Anggota tim virtual berkomunikasi secara elektronik, sehingga mereka mungkin tidak pernah bertemu muka. Namun sebagian besar tim akan bertemu pada suatu waktu. Virtual tim ini tidak berarti teleworker karena banyak tim virtual dalam organisasi terdiri dari karyawan baik yang bekerja dirumah dan kelompokkelompok kecil di kantor.

Tujuan Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor secara cepatyang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.

Keuntungan dan kekurangan dari Virtual Office

Dalam kantor maya ini ada keuntungan dan kelemahan, diantaranya adalah

a) Keuntungan

~ Beberapa anggota tim virtual tidak perlu datang ke tempat kerja, sehingga  perusahaan tidak perlu mempekerjakan cleaning service, atau ruang parkir. Sebab pada dasrnya dengan bekerja tanpa tatap muka pun, virtual office telah mendukungnya.

~ Mengurangi biaya perjalanan karyawan. Karena karyawan tidaklah harus bertemu pada satu lokasi yang sama dan waktu yang terburu – buru. Karyawan hanya menyalakan komputer dan duduk manis pada waktu yang bersama.

~ Memungkinkan perusahaan mendapatkan karyawan yang berbakat tanpa batasan geografis. Geografis memanglah bukan kendala dalam Virtual Office ini.

~ Pekerja menjadi lebih fleksibel. Karyawan hanya duduk dan saling berkomunikasi di waktu yang sama, meskipun tanpa tatap muka.

b) Kelemahan

~ Kesulitan dalam mengelola kinerja tim. Karena tidak adanya tatap muka, jadi pembentukkan susunan kinerja juga menjadi kendala. Termasuk dalam pengeleloaannya.

~ Kesalahah pahaman dalam komunikasi. Komunikasi yang tidak adanya interaksi sosial, juga dapat menjadikan sebuah masalah bagaimana menyikapi terhadap sesuatu. Terjadi perbedaan sudut pandang, jadi wajar saja jika dalam organisasi maya ini terjadi salah paham.

~ Bekerja pada sebuah proyek melalui virtual workspace menyebabkan kurangnya visibilitas proyek.

~ Kesulitan menghubungi anggotan lain ( pesan instan). Pesan yang di sampaikan selalu berbau instan dan jarang untuk bertatap muka. Jadi dalam hal ini juga menyulitkan beberapa karyawan yang ingin menyampaikan apa yang ia mau dan si komunikan yang menerima pesan itu dapat mengerti dengan baik dan benar.

~ Perbedaan zona waktu. Perbedaan waktu juga harus di perhatikan dalam organisasi maya ini geografi memang tidak masalah, tapi dari segi waktu harus diperhatikan.

Daftar Pustaka:

Shield, Rob. (2003), Virtual, Sebuah Pengantar Komprehensif (Terj.), Yogyakarta; Jalasutra

  

Resti Septiani Sunaryo