Tahapan Penyelesaian Masalah

Masalah adalah suatu kondisi yg memiliki potensi utk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa.
Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.Sedangkan keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan yang tepat.

Pengambilan keutusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yg manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.
Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.
Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternatif.

Masalah yang ditemukan dalam sebuah organisasi saat ini semakin kompleks dan membutuhkan pemecahan masalah yang tepat. Mulai dari masalah yang sederhana hingga yang kompleks, semua harus diselesaikan secara tepat. Namun, dalam pelaksanaannya memecahkan masalah bukanlah sebuah perkara mudah. Dalam hal ini teknologi melalui sebuah sistem yang dirancang manusia dapat memberikan alternatif pemecahan masalah yang tepat dan cepat.

Hasil dari aktivitas pemecahan masalah adalah solusi. Memikirkan masalah sebagai sesuatu hal yang selalu buruk adalah suatu hal yang mudah untuk dilakukan, karena kita jarang mengartikan frase mengambil keuntungan dari sebuah situasi sama halnya dengan kita mengartikan frase memperbaiki sebuah situasi yang buruk. Kita akan memperhitungkan peraihan kesempatan ke dalam pemecahan masalah dengan mendefinisikan masalah (problem) sebagai suatu kondisi atau peristiwa yang merugikan atau memiliki potensi untuk merugikan bagi sebuah perusahaan atau yang menguntungkan atau memiliki potensi untuk menghasilkan keuntungan. Selama proses pemecahan masalah, manajer akan terlibat dalam pengambilan keputusan, yaitu tindakan memilih berbagai alternatif tindakan. Keputusan adalah tindakan tertentu yang dipilih. Biasanya, pemecahan satu masalah akan membutuhkan beberapa keputusan.
Tahapan-tahapan Pemecahan Masalah
Menurut Herbert A. Simon, pemecah masalah akan terlibat dalam empat hal:

a.       Aktivitas Intelijen : Mencari kondisi-kondisi yang membutuhkan solusi didalam lingkungan.

b.      Aktivitas Perancangan : Menemukan,mengembangkan dan menganalisis kemungkinan-kemungkinan tindakan.

c.       Aktivitas pemilihan : Memilih satu tindakan tertentu dari berbagai tindakan yang tersedia.

d.      Aktivitas peninjauan : Menilai pilihan-pilihan masa lalu.

Proses pemecahan masalah dapat dilakukan dengan empat tahapan utama yaitu :

1.       Memahami dan mendefinisikan masalah

Bagian ini merupakan bagian yang sangat penting karena menjadi awal dari seluruh proses pemecahan masalah.Tujuan pada bagian ini adalah memahami masalah dengan baik dan menghilangkan bagian-bagian yang dirasa kurang penting.

2.       Pada bagian ini ada dua kegiatan yang penting :

a.       Mencari berbagai cara penyelesaian yang mungkin diterapkan.

b.      Membuat rencana pemecahan masalah.

Penyelesaian suatu masalah biasanya tidak hanya satu tapi mungkin bisa beberapa macam.Sebagai ilustrasi,apabila kita berada di kota Surabaya dan ingin pergi ke Jakarta,maka banyak cara yang mungkin bisa dilakukan, misalnya kita bisa menempuh dengan angkutan darat,laut atau udara.Dengan angkutan darat kita bisa menggunakan kereta api,bus atau angkutan yang lain.Jalurnyapun kita bisa lewat jalur utara,tengah,atau selatan.Jadi banyak sekali cara penyelesaian yang bisa kita kembangkan.Masing-masing mempunyai karakteristik sendiri-sendiri. Dari sekian banyak penyelesaian ini kita harus memilih satu yang berdasarkan persyaratan tertentu merupakan cara yang paling baik untuk menyelesaikan permasalahan. Setelah terplih, maka kita dapat membuat rencana kasar (outline) penyelesaian masalah dan membagi masalah dalam bagian-bagian yang lebih kecil.Rencana kasar (outline) penyelesaian masalah hanya berisi tahapan-tahapan utama penyelesaian masalah.

3.       Merancang dan menerapkan rencana untuk memperoleh cara penyelesaian.

Pada bagian ini rencana kasar penyelesaian masalah diperbaiki dan diperjelas dengan pembagian dan urutan rinci yang harus ditempuh dalam penyelesian masalah.

4.       Memeriksa dan menyampaikan hasil dari pemecahan masalah.

Bagian ini bertujuan untuk memeriksa apakah akurasi(ketepatan) hasil dari cara dipilih telah memenuhi tujuan yang diinginkan.Selain itu juga untuk melihat bagaimana daya guna dari cara yang dipilih.

Faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalah

Ada 3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :
1. Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.

2. Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker)) :
 a. Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
 b. Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

3.Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah
( Problem solver) :
a. Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.
Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

 Tahapan pemecahan masalah dengan pendekatan sistem

I.                    Persiapan
Manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan.

II.                  Definisi
Manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian sistem menurut suatu urutan tertentu.

III.                Solusi
Manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasi, memilih yang terbaik, menerapkannya dan membuat tindak lanjut utk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana mestinya.

Kesimpulan :

Masalah merupakan suatu hal yang tidak bisa kita hindari jika kita hidup di dunia ini. karna itu yang harus kita lakukan terhadap masalah adalah mencari solusi dari masalah-masalah yang ada dan mencegah agar masalah itu tidak terulang kembali.Dimana setiap solusi merupakan hasil keputusan yang terbaik.