Personil dan Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan system yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

1. Tim Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem tentunya harus didukung oleh personal personal yang kompeten di bidangnya. Suatu Tim biasanya terdiri dari :

1. Manajer Analis Sistem

2. Ketua Analis Sistem

3. Analis Sistem Senior

4. Analis Sistem Junior

5. Pemrogram Aplikasi Senior

6. Pemrogram Aplikasi Junior

Jumlah personil Tim di atas diperlukan apabila sistem yang akan dikembangkan cukup besar. Apabila sistem yang akan dikembangkan kecil, maka personilnya dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan.

2. Perlunya Pengembangan Sistem

Sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal :

1.          Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di system yang lama permasalahan yang timbul dapat berupa :

a.       Ketidakberesan sistem yang lama

        Ketidakberesan dalam system yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.

b.       Pertumbuhan organisasi

        Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yangbaru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

2.      Untuk meraih kesempatan-kesempatan

Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.

3.      Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah

Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksiinstruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah

 3.   Indikator Diperlukannya Pengembangan Sistem

1.      Keluhan pelanggan

2.      Pengiriman barang yang sering tertunda

3.      Pembayaran gaji yang terlambat

4.      Laporan yang tidak tepat waktu

5.      Isi laporan yang sering salah

6.      Tanggung jawab yang tidak jelas

7.      Waktu kerja yang berlebihan

8.      Ketidakberesan kas

9.      Produktivitas tenaga kerja yang rendah

10.    Banyaknya pekerja yang menganggur

11.    Kegiatan yang tumpang tindih

12.    Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan

13.    Kehilangan kesempatan kompetisi pasar

14.    Persediaan barang yang terlalu tinggi

15.    Pemesanan kembali barang yang tidak efisien

16.    Biaya operasi yang tinggi

17.    File-file yang kurang teratur

18.    Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran

19.    Tertundanya pengiriman karena kurang persediaan

20.    Investasi yang tidak efisien

21.    Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat

22.    Kapasitas produksi yang menganggur

23.    Pekerjaan manajer yang terlalu teknis

24.    DLL.

4. Dengan adanya sistem baru diharapkan terjadi peningkatan dalam hal :

1. Kinerja, yang dapat diukur dari throughput dan respon time.

Throughput: jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada suatu saat tertentu

Respon time: Rata-rata waktu tertunda di antara dua transaksi.

2. Kualitas informasi yang disajikan

3. Keuntungan (penurunan biaya). Berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan

4.  Kontrol (pengendalian)

5.  Efisiensi

6.  Pelayanan

5. Prinsip Pengembangan Sistem

Prinsip-prinsip pengembangan sistem, adalah :

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

Maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :

- Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan

- Investasi yang terbaik harus bernilai

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem

5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut

6. Jangan takut membatalkan proyek

7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan system

6. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Bila dalam operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul permasalahan-permasalahan yang tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke proses yang pertama. Siklus ini disebut dengan Siklus Hidup suatu Sistem.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai system informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan system informasi.

Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase, yaitu :

a.   Perencanaan sistem

b.  Analisis sistem

c.   Perancangan sistem secara umum / konseptual

d.  Evaluasi dan seleksi sistem

e.   Perancangan sistem secara detail

f.   Pengembangan Perangkat Lunak dan Implementasi sistem

g.   Pemeliharaan / Perawatan Sistem

7. Pendekatan Pengembangan Sistem

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu Pendekatan Klasik, Pendekatan Terstruktur, Pendekatan Dari Bawah Ke Atas, Pendekatan Dari Atas Ke Bawah.

Pendekatan Klasik (classical approach), disebut juga dengan Pendekatan Tradisional (traditional approach) atau Pendekatan Konvensional (conventional approach). Metodologi Pendekatan Klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan pada System Life Cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan akan berhasil bila mengikuti tahapan pada System Life Cycle.

Permasalahan-permasalahan yang dapat timbul pada Pendekatan Klasik adalah sebagai berikut :

1.        Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit

Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalam mengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan terstruktur yang memberikan alat-alat seperti diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data dictionary), tabel keputusan (decision table). diagram IPO, bagan terstruktur (structured chart) dan lain sebagainya yang memungkinkan pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan alat-alat dan teknik-teknik tersebut

2.  Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi mahal, Mahalnya biaya perawatan pada pendekatan sistem klasik disebabkan karena dokumentasi sistem yang dikembangkan kurang lengkap dan kurang terstruktur. Dokumentasi ini merupakan hasil dari alat-alat dan teknik-teknik yang digunakan. Karena pendekatan klasik kurang didukung oleh alat-alat dan teknik-teknik, maka dokumentasi menjadi tidak lengkap dan walaupun ada tetapi strukturnya kurang jelas, sehingga pada waktu pemeliharaan sistem menjadi kesulitan.

3.       Kemungkinan kesalahan sistem besar Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan kesalahankesalahansistem akan menjadi lebih besar.

4.       Keberhasilan sistem kurang terjamin

Penekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-personil pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem, padahal sekarang sudah disadari bahwa dukungan dan pemahaman dari pemakai system terhadap sistem yang sedang dikembangkan merupakan hal yang vital untuk keberhasilan proyek pengembangan sistem pada akhirnya. Yayu Rustika