Virtual Office

Kantor Maya atau Virtual Office adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki “fisik” lokasi usaha.Kantor Virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.

Tujuan Kantor Virtual

Kemajuan teknologi terus mendorong dunia bisnis bergerak semakin cepat. Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara  fisik. Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sebagai efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction). Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional.

Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang  bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas kerja mereka. Untuk perusahaan skala kecil dan menengah menggunakan Kantor virtual tidak sama dengan pengurangan karyawan. Dalam hal pengurangan kantor secara fisik, maka yang dikurangi adalah wujud fisik kantor  berupa ruangan, meja kursi, maupun lemari arsip. Sebagai gantinya, karyawan tetap dapat bekerja melalui  kantor virtual. Keberadaan kantor virtual bagi seorang  karyawan dapat “datang” ke kantor secara cepat. Karena sebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.

Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup  kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional. Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses manajemen, lebih sering dipandang dari segi teknis integrasinya.

Infrastruktur  otomasi  perkantoran  dapat tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:

• Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide presentasi.
• Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax, address book, dll.
• Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik, forum diskusi, aplikasi konferensi dll.

Perkembangan Kantor Virtual

Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph Gregory mendirikan “Virtual Office, Inc”, di Boulder, Colorado. Perusahaan ini diperluas di seluruh Amerika Utara dan sekarang dikenal sebagai “Intelligent Office”.

Kini dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan Kantor Virtual, memudahkan individu untuk mengembangkan usahanya tanpa harus memikirkan infratruktur otomasi perkantoran. Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan layanan dan bantuan yang terkait dengan kantor fisik, seperti alamat kantor yang bergengsi, layanan menjawab telepon profesional dan menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lain-lain.

Kantor Maya saat ini bukan hanya sebagai pemanfaatan ”ruang kerja” di dunia maya, tetapi juga merupakan aplikasi lengkap termasuk komunikasi profesional.

Layanan komunikasi Kantor Virtual

·         Resepsionis Jarak Jauh – Sebuah tim pekerja kantor virtual bekerja menggunakan teknologi Komunikasi yang terintegrasi dengan perangkat lunak Komputer untuk menggantikan resepsionis tradisional.

·         Asisten Virtual – Sebuah asisten virtual sering kali merupakan sekretaris bagi yang bekerja dari rumah, dan jarang bertemu atau bertatap muka dengan klien.

·         Layanan Jawab / call center beroperasi dari lokasi terpusat untuk tujuan menerima dan mengirimkan sejumlah besar permintaan melalui telepon. Layanan telepon kantor virtual menjembatani kesenjangan antara Anda dan klien.

·         Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara elektronik.

·         Gedung Kantor Virtual – kantor virtual memberi Anda untuk memiliki kantor nyata di kota pilihan Anda, agar dapat digunakan untuk bertatap muka, rapat, pertemuan dengan karyawan lain atau relasi.

Layanan Ruang Kantor Virtual

·         Alamat Profesional – Sebuah bangunan bergengsi untuk digunakan sebagai alamat bisnis.

·         Alamat surat – Alamat profesional dapat digunakan untuk menerima, mengirim surat tanpa konotasi dari sebuah PO Box .

·         Resepsionis – Tenaga Resepsionis sebagai ”wakil” untuk menerima dan menandatangani paket atau dokumen.

·         Bisnis Meeting Space – Penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan permintaan (per jam, harian atau mingguan) untuk melakukan pertemuan atau rapat.

·         Sebuah kantor layanan lengkap virtual akan menyediakan internet broadband, fax, fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing, lobi / ruang tunggu dan dapur.

·         Live Resepsionis Virtual – Sebuah layanan menjawab virtual adalah sebuah sistem otomatis dengan resepsionis virtual hidup. Ini jenis layanan dapat dinikmati tanpa membeli peralatan mahal.

Keuntungan Kantor Virtual

Secara spesifik ada lima keuntungan yang dapat diperoleh dengan keberadaan kantor virtual:

• Pengurangan biaya operasional perusahaan seperti lokasi dan ruang tempat usaha, biaya peralatan kantor, gaji karyawan.
• Kantor virtual menggunakan jaringan  komunikasi  formal, seluruh bentuk komunikasi terjadi melalui kantor virtual tercatat secara formal.
• Rapat atau pertemuan dapat dilakukan melalui konferensi telekonferensi dan video, dan dokumen dapat ditransmisikan secara elektronik.
• Pengurangan halangan aktivitas kerja seperti hujan, jalan macet, tempat jauh sudah tidak dapat lagi menjadi alasan untuk tidak bekerja.
• Keuntungan sosial dari kantor virtual adalah memberikan  kesempatan dan kemampuan bekerja  untuk individu yang memiliki tanggungan anak-anak kecil, penyandang disabilitas, maupun lanjut usia.(Novan Ardianta/12122669/12.3F.14)                                          

Jenis-Jenis Keputusan

Menurut Herbert  A.Simon ,ahli manajemen pemenang Nobel dari Carnegie-Mellon University,keputusan berada pada suatu rangkaian kesatuan (continuum) dengan keputusan terprogram pada satu ujungnya dan keputusan tak terprogram pada ujung yang lain. Keputusan terprogram bersifat berulang dan rutin,sampai pada batas hingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan denovo (sebagai sesuatu yang baru tiap kali terjadi).Sedangkan keputusan tak terprogram bersifat baru , tidak terstruktur, dan jarang konsekuen.

   Baru pada tahun 1971, istilah DSS diciptakan oleh G.Anthony Gorry dan Michael S.Scott Morton, keduanya professor MIT.Mereka merasa perlunya suatu kerangka kerja untuk mengarahkan aplikasi computer kepada pengambilan keputusan manajemen dan mengembangkan apa yang telah dikenal sebagai Gorry and Scott Morton Grid. Matriks (grid) ini, digambarkan pada gambar dibawah ini , didasarkan pada konsep Simon mengenai keputusan terprogram dan tak terprogram serta tingkat – tingkat manajemen Robert N. Anthony.

   Sebuah Keputusan merupakan pilihan yang di bua dari alternatif yang ada. Misalnya, seorang manajer akuntasi yang hendak menentukan pilihan antara Colin, Tasha dan Carlos utuk mengisi posisi juniora. Pengembilan keputusan adalah sebuah proses dalam mengenali masalah-masalah dan peluang-peluang untuk kemudian dipecahkan.

• Keputusan terprogram

Keputusan terprogram adalah suatu berkaitan dengan persoalan yang sudah diketahui sebelumnya, keputusan ini menggunakan teknik dan standar tertentu dalam menangani urusan rutin dan dapat diprogram secara otomatis. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manjemen tingkat bawah.

Contoh: keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang, dan lain-lain.

• Keputusan tidak terprogram

Keputusan tidak terprogram adalah persoalan baru (tidak diketahui sebelumnya), parameter rumit (tidak tersedia), mengandalkan intuisi dan pengalaman, tidak melibatkan permasalahan rutin yang memerlukan solusi secara rinci pada situasi yang ada.

keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas.Informasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar.

Contoh : Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting didalam pengambilan keputusan tidak terprogram. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah keputusan tidak terstruktur yang jarang terjadi. (DESKA FEBRIANSYAH/12122584/12.3E.24)

Kedudukan Sistem Informasi dalam Manajemen

Sistem Informasi Manajemen, terdiri dari tiga kata yang saling mendukung yakni Sistem, Informasi dan Manajemen. Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Informasi adalah hasil pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian/penataan dari sekelompok data yang mempunyai nilai pengetahuan (knowledge) bagi penggunanya. Namun demikian istilah ini memiliki banyak arti bergantung pada konteksnya, dan secara umum berhubungan erat dengan konsep seperti arti, pengetahuan, negentropy, komunikasi, kebenaran, representasi, dan rangsangan mental.

Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuna ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Karenanya, manajemen dapat diartikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Efektif artinya tujuan dapat dicapai dalam waktu yang singkat sedangkan efisien dapat diartikan pencapaian tujuan dengan biaya yang rendah. Jadi efektif mengacu pada lamanya waktu untuk mencapai tujuan dan efisien mengacu pada biaya yang dikeluarkan lebih sedikit.

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.

Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.

Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing.

Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi manajemen, antara lain :

1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)

2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)

3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996)

Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.

Atau bisa kita jabarkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.

Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Parapemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya.

Disini, Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Perancangan, penerapan dan pengoperasian Sistem Informasi Manajemen adalah mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat Sistem Informasi Manajemen menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan muncunya peraturan dari pemerintah.

Manajemen Pada Aspek Informasi

Informasi, data, fakta, atau opini dalam suatu organisasi dapat berlangsung dari atas ke bawah atau sebaliknya dan dapat pula berlangsung secara horisontal. Lalu lintas informasi tersebut dapat berlangsung sewaktu-waktu dengan frekuensi tinggi atau rendah. Intensitas informasi tersebut belum tentu cocok dengan kebutuhan suatu organisasi dan bidang tertentu, terlebih bila informasi-informasi yang ada menumpuk dan tercampur baur. Maka untuk penertibannya dibutuhkan suatu perangkat khusus yang dapat menanganinya. Perangkat tersebut dikenal dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Manajemen Informasi secara Sistem (MIS). Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960 an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”. Untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.

Davis menawarkan konsensus, bahwa setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang SIM :

1. Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem informasi, dan seterusnya.
2. Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan seterusnya.
3. Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas, dan seterusnya.

4. Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program, dan seterusnya.
5. Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive System, dan seterusnya.

Peranan yang bersifat interpersonal dimaksudkan untuk menumbuhkan iklim solidaritas dan kebersamaan dalam organisasi. Peranan ini dapat terlihat dalam tiga bentuk, yaitu :

(1) peranan yang bersifat simbolis, dimana ia akan berakibat pada kesediaan manajemen untuk terlibat dalam berbagai kegiatan sosial dan seremonial

(2) peranan selaku pemimpin, dimana kemampuan memimpin yang efektif akan turun menentukan keberhasilan atau kegagalan organisasi

(3) peranan sebagai penghubung, yakni manajemen menerima informasi dari pihak luar dan sebaliknya memberikan informasi kepada pihak luar tentang organisasi yang dipimpinnya.

Peranan yang kedua adalah peranan informasional, yakni dalam kedudukannya sebagai pemimpin dalam organisasi, manajemen menjadi pemantau arus informasi, selain sebagai penerima dan pembagi informasi. peranan. Peranan yang terakhir adalah selaku pengambil keputusan, baik yang sifatnya strategis, funsional dan teknis operasional.

Seluruh peranan yang telah disebutkan tadi akan dapat dimainkan oleh manajemen dengan tingkat efektivitas yang tinggi apabila sebelum dan selama memainkan peranan tersebut tersedia jenis informasi yang diperlukan oleh manajemen suatu organisasi. (Cholifah/12125281/12.3E.24) 

Karakteristik Umum Sistem Informasi Akuntansi

A.      Definisi Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

Dari definisi sistem akuntansi ada unsur suatu sistem akuntansi yang pokok yaitu : formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan. Mulyadi (2001:3) menguraikan pengertian dari masing-masing unsur sistem akuntansi adalah sebagai berikut :

1.      Formulir

Formulir merupakan  dokumen yang digunakan untuk mencatat  terjadinya transaksi dan biasa disebut dengan dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi dicatat atau didokumentasikan.

2.      Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.

3.      Buku Besar

Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal, rekening-rekening dalam buku besar ini  disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.

4.      Buku Pembantu

Apabila data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.

5.      Laporan

Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi yang biasanya disebut dengan  laporan keuangan, dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan dan lainnya.

Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari :

1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.

2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.

3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.

4. Intrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan.

B.       Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Hall (2007:27) karakteristik kualitas informasi akuntansi terdiri dari :

1. Relevan

2. Tepat Waktu

3. Akurat

4. Lengkap

5. Rangkuman (ringkasan)

Adapun penjelasan kriteria-kriteria di atas adalah :

a)      Relevan

Informasi yang relevan merupakan informasi yang perlu diketahui untuk memberikan pemahaman yang baru. Laporan yang hanya bersifat sementara, dan selanjutnya tidak relevan harus dihentikan pembuatannya.

b)      Tepat Waktu

Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan kegunaannya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya. 

c)      Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Kesalahan-kesalahan material ada ketika jumlah informasi yang tidak akurat menyebabkan pemakainya melakukan keputusan yang buruk atau gagal melakukan keputusan yang diperlukan.

d)     Lengkap

Tidak ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilan keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang. Informasi yang tidak lengkap bisa menimbulkan kesulitan, karena informasi yang tidak disertakan itu akan menjadi unsur ketidakpastian yang besar.

e)      Rangkuman (ringkasan)

Informasi harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai. Informasi yang ringkas dan mengikhtisarkan data relevan yang menunjukan bidang-bidang penyimpangan terhadap tingkat normal, standar, atau yang direncanakan merupakan bentuk informasi yang banyak diperlukan oleh para pemakai informasi.

C.   Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Tujuan dari Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut :

1.      Kegunaan Sistem harus menghasilkan catatan yang tepat waktu dan relevan untuk digunakan dalam pengambilan keputusan.

2.      Ekonomis Semua komponen sistem akuntansiharus menyumbang nilai manfaat minimal bagi pengadaan sistem.

3.      Kehandalan Output atau laporan yang dihasilkan harus mempunyai tingkat ketelitian tinggi dalam sistem, harus mampu bersaing secara efektif.

4.      Pelayanan pelanggan Sistem harus memberikan pelayanan yang baik dan efisien kepada para pelanggan.

5.      Kapasitas atau kemampuan harus memadai, untuk menangani prosedur-prosedur operasi perusahaan.

6.      Kesederhanaan Sistem harus cukup sederhana atau simpel sehingga struktur operasinya dapat dengan mudah dimengerti.

7.      Fleksibilitas Sistem harus cukup fleksibel untuk menampung perubahan-perubahan kepentingan yang cukup beralasan dalam kondisi apapun pada saat sistem beroperasi. (Putri Mahesti/12123793/12.3E.24)

Sistem Informasi Pemasaran

Sistem Informasi Pemasaran adalah kegiatan perseorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan, pendistribusian, promosi dan penentuan harga barang, jasa dan gagasan/ide. Sistem informasi pemasaran lalu digunakan oleh bagian pemasaran dalam sebuah perusahaan untuk memasarkan produk-produk perusahaan tersebut.

Sistem informasi ini merupakan gabungan dari keputusan yang berkaitan dengan :

1.      Produk

2.      Tempat

3.      Promosi

4.      Harga Produk

Hal-hal diatas merupakan campuran unsur dari strategi pemasaran yang lebih dikenal dengan 4P, yaitu :

1.      Produk. Sesuatu yang dibeli pelanggan untuk memuaskan kebutuhannya.

2.      Promosi. Segala sesuatu yang berhubungan dengan semua cara yang mendorong penjualan. Contoh : Spanduk, Pamplet, dll.

3.      Place (tempat). Adalah satu hal yang berhubungan dengan cara mendistribusikan produk secara fisik kepada pelanggan melalui saluran distribusi.

4.      Price (harga). Terdiri dari semua elemen yang berhubungan dengan apa yang dibayar oleh pelanggan.

Sistem informasi pemasaran mempunyai komponen yang sama dengan sistem informasi secara umum, yaitu komponen-komponen input, model, output, basis data, teknologi dan kontrol. Perbedaan komponen-komponen ini dengan sistem-sistem informasi lainnya adalah konteks letak dari sistem informasinya. Misalnya untuk sistem informasi pemasaran ini maka komponen inputnya adalah input tentang data pemasaran dan outputnya adalah laporan berisi informasi-informasi tentang pemasaran.

A.     Komponen input pemasaran

Sistem informasi pemasaran mengumpulkan data yang menjelaskan transaksi-transaksi pemasaran perusahaan. Subsistem informasi pemasaran mengumpulkan informasi dari lingkungan perusahaan yang berkaitan dengan operasi pemasaran.

Subsistem peneliti pemasaran melakukan penelitian khusus melalui operasi pemasaran.

B.     Komponen model pemasaran

Model digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai sistemnya. Model merupakan cetakan yang berubah bentuk input menjadi output. Model di sistem informasi pemasaran banyak digunakan untuk menghasilkan laporan keperluan anggaran operasional, strategi penentuan harga produk, evaluasi produk baru, pemilihan tempat fasilitas, evaluasi penghapusan produk lama, penunjukkan salesman, penentuan rute pengiriman yang paling optimal, pemilihan media iklan yang paling efektif dan persetujuan kredit.

C.     Komponen basis data pemasaran

Data yang digunakan oleh sub sistem output berasal dari database. Beberapa data dalam database adalah sebagai fungsi pemasaran.

D.    Komponen output pemasaran

Tiap subsistem output menyediakan informasi tentang subsistem itu sebagai bagian dari bauran sistem produk yang menyediakan informasi tentang produk perusahaan. Sistem promosi menyediakan informasi tentang kegiatan periklanan perusahaan dan penjualan langsung serta membantu manajerial untuk membuat keputusan harga.

Dalam sistem informasi pemasaran terdapat 2 jenis data yaitu data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang dikumpulkan perusahaan, sedangkan data sekunder adalah data yang dikumpulkan oleh orang lain. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data primer adalah wawancara mendalam, pengamatan dan pengujian terkendali. Beberapa data sekunder harus dibeli dan sering tersedia dalam bentuk media penyimpanan data (USB, Flashdisk, Disket) untuk memudahkan input ke dalam CBIS data sekunder yang lain seperti yang tersedia di perpustakaan.

Dalam sistem informasi pemasaran terdapat subsistem produk yang berguna untuk membuat rencana produk baru yang terdiri dari beberapa hal, yaitu :

a.       Siklus hidup produk

Tugas manager pemasaran adalah mengembangkan strategi dan taktik tiap unsur dalam bauran pemasaran dan kemudian mengintegrasikan menjadi suatu rencana pemasaran yang menyeluruh. Suatu kerangka kerja yang disebut siklus hidup produk mengarahkan manager dalam membuat keputusan-keputusan seperti nama dan harga produk.

b.      Model evaluasi produk baru

Keputusan untuk mengembangkan produk baru harus dipertimbangkan secara matang dan dengan dasar keuangan yang baik dan dibuat oleh eksekutif. Perusahaan yang memperkenalkan produk baru mengembangkan suatu prosedur formal yang mempertimbangkan faktor-faktor seperti potensi tingkat keuntungan dan efisiensi penggunaan sumber daya.

c.       Subsistem tempat

Pengambilan keputusan tehadap pengambilan tempat yang sesuai dengan pelemparan produk yang dihasilkan sangat menentukan tingkat penjualan produk. Untuk itu posisi subsistem ini sangat vital dalam keberadaannya.

d.      Subsistem promosi

Subsistem promosi berfungsi untuk melakukan analisis terhdap promosi yang dilakukan untuk meningkatkan penjualan.

e.       Subsistem harga

Subsistem harga berfungsi untuk membantu menetapkan harga terhadap produk yang dihasilkan. Subsistem ini terdiri dari beberapa komponen yaitu :

1. Penentuan harga berdasarkan biaya

2. Penentuan harga berdasarkan permintaan

(Mia Kusuma Wijaya/12123937/12.3F.14)

Sistem Informasi Strategis

Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.

Sistem Teknologi Informasi sudah ada sejak tahun 1960 dan telah berkembang hingga sekarang. STI pada tahun 1960 disebut era operasional, lalu berkembang ke era informasi di tahun 1970, setelah tahun 1980 STI telah berkembang kearah jejaring, dan berkembang lagi sampai ke era jejaring global dari tahun 1990 hingga sekarang. Perkembangan tersebut menyebabkan perubahan peran STI yaitu dari peran efisiensi, efektivitas, sampai ke peran stratejik, peran stratejik STI di masa sekarang cenderung digunakan untuk memenangkan persaingan.

Strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan pelaksanaan gagasan, perencanaan, dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun waktu tertentu. Sedangkan Sistem Informasi Strategis (SIS) adalah dukungan terhadap sistem yang ada dan membantu dalam mencapai keunggulan kompetitif atas pesaing organisasi dalam hal adalah tujuan.Sistem Informasi dapat mempengaruhi aktivitas bisnis perusahaan secara keseluruhan sehingga dapat membantu perusahaan dalam persaingan bisnis dengan perusahaan lainnya.

Berikut ini definisi-definisi Sisitem Informasi Stratejik dari beberapa ahli mulai tahun 1980an sampai tahun 1990an :

      Bakos dan Treacy (1986) mendefinisikan SIS sebagai sistem-sistem informasi yang menghasilkan efisiensi internal dan efisiensi komparatif.

      Remenyi (1988) mendefinisikan SIS sebagai suatu system yang membantu suatu perusahaan meningkatkan kinerja jangka panjangnya engan secara langsung meningkatkan kontribusu pertambahan nilainya ke rantai nilai industry.

      Wiseman (1988) mendefinisikan SIS sebagai suatu penggunaan teknologi innformasi untuk mendukung atau menerapkan strategi kompetisi dari perusahaan.

 Dari beberapa definisi ini dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan SIS mempunyai cirri-ciri sebagai berikut :

1.      Suatu system informasi atau system informasi apapun di level manapun

2.      Untuk mendukung atau mengimplementasikan strategi kompetisi dari perusahaan.

3.      Member keuntungan kompetisi bagi perusahaan.

4.      Melalui efisiensi internal dan efisiensi komparatif.

5.      Dengan topangan yang terus menerus dan unik.

Dengan adanya aplikasi teknologi informasi perusahaan dapat meningkatkan kinerja operasional dan manajemen. Teknologi seperti otomatisasi kantor, otomatisasi pabrik, sistem pemrosesan transaksi dan sistem manajemen database berpengaruh pada kualitas organisasi.

Ada dua macam pengaruh penerapan Sistem Informasi Strategis, yaitu :

Ø  Pengaruh bersaing

Pengaruh bersaing adalah pengaruh yang secara langsung berdampak pada kemampuan pesaing.(dapat menciptakan aliansi dengan pelanggan)

Ø  Pengaruh Industri

Pengaruh Industri adalah pengaruh yang secara permanen mempengaruhi sifat bisnis pada industri tertentu.

Adapun dalam penerapan Sistem informasi dikatakan strategis jika tujuannya memenuhi kriteria berikut ini :

1.      Mencapai posisi kepemimpinan biaya yang rendah

2.      Menyediakan diferensiasi produk/jasa dan nilai bagi konsumen yang lebih besar

3.      Menciptakan aliansi antara perusahaan dan pemasok dan pelanggannya, sehingga mengurangi biaya untuk pemasok dan menyediakan dukungan khusus bagi pelanggannya.

4.      Mempertinggi nilai suatu produk / jasa dengan menyediakan tampilan atau dukungan yang inovatif

5.       Memungkinkan pertumbuhan pada pasar yang ada secara geografis atau ekspansi volume

6.      Membantu mengenalkan suatu produk ke pasar

(Ayu Siti Hardianti/12127631/12.3f.14)

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia menurut Gomes (2000) adalah salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas. Menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.

Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS (human resource information system). Nama system manajemen sumber daya manusia (human resource management system) atau HRMS juga semakin banyak digunakan. (MC leod : 44)

HRIS merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi department personalia sekarang diubah namanya menjadi fungsi SDM untuk menunjukan bahwa manusia didalam organisasi adalah sumber daya ekonomis yang penting. (Jogiyanto HM , 2005: 249).

Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud sumber daya manusia adalah sebuah bentuk interseksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan atau enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan decision support system dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Dalam sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi antara lain : Untuk meningkatkan efisiensi, dimana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi Satu Agar supaya lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia Ditinjau dari manfaatnya sistem informasi sumber daya manusia mempunyai manfaat dalam organisasi yaitu otomatis dalam sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai dan penyesuaian karyawan lainnya akan tercermin dalam pengecekan gaji terakhir. Untuk dapat merancang dan menghasilkan suatu sistem informasi sumber daya manusia ada beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain : Informasi apa yang tersedia dan informasi apa yang dibutuhkan mengenai orang-orang dalam organisasi? Apa kegunaan informasi tersebut? Siapa yang membutuhkan informasi tersebut? Serta kapan dan seberapa sering informasi tersebut dibutuhkan? Selanjutnya kegunaan sistem informasi sumber daya manusia dapat digunakan pada : Perencanaan dan analisis sumber daya manusia (SDM) Keseteraan dan pekerjaan Kepegawaian Pengembangan SDM Kompotensi dan tunjangan Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Hubungan karyawan dan buruh Peningkatan secara dramatis dalam penggunaan internet telah membangkitkan , baik kemungkinan maupun kekhawatiran professional sumber daya manusia, terutama ketika membangun intranet dan ekstranet. Internet adalah sebuah jaringan organisasional yang beroperasi melalui internet.Sedangkan entranet adalah jaringan terhubung dengan internet yang memberikan karyawan akses pada informasi yang disediakan oleh eksternal diantaranya Papan Buletin, Akses Data, Swalayan Karyawan dan Hubungan yang diperpanjang. (Dwina Indriani/12124017/12.3F.14)